第一章 基本操作
¶ 登入系統
¶ 前言
- 歡迎您使用基於麒麟低代碼平台所開發的【智能總管】EIS 企業辦公室資訊系統。
- 首先，在第一章，我們會將系統的常用操作介面及功能，透過幾支程式實際的操作，讓您能盡快的熟悉【智能總管】的使用者介面。然後就可以依貴公司的需求，依序、逐步的導入各項簡潔又強大的功能。
2 【智能總管】主要的功能是希望能將企業內部的行程、專案、電子表單簽核等管理，全部都雲端化。它和目前企業內部的主要業務系統，如 ERP 等，可以各司其職，並協同合作，讓企業的資訊系統，能夠成為企業數位轉型的利器。 - 接下來，我將為您說明首頁登陸的功能操作。
¶ 關於【低代碼平台】
- 低代碼開發平台是提供一套開發環境，它能夠通過介面設定(而非手寫電腦程式)，來生成應用程式。它是一種軟體開發的方式，實際上，市面上已經有相關的產品出現，包括 outSystems，大陸也有宜搭、微搭等對應的產品。
- 這個新平台最大的願景，是在產品快速更新的數位化時代，提供一個能夠可以迅速開發、快速驗證、並上線新應用的有效方式，而不用極大程度地依靠強大的技術團隊，通過長時間的反覆運算才能夠完成，最終達到一個降本增效的結果。
【麒麟低代碼平台】是由捷克仕移動，橫空出世所推出的一套低代碼開發平台，主要的理念是希望成為企業數位轉型的好幫手，讓每家企業都擁有簡單實用的資訊系統。
¶ 操作參考畫面
¶ 首先，於輸入雲端網址後，畫面上會有3個輸入欄位：
- 輸入欄位內容
- 公司代號：請輸入貴公司的統編(如果要使用測試版本，請輸入 66668888 即可)
- 帳號：請輸入您的帳號，如果是第一次開通，預設帳號為 admin，請注意: 帳號有區分大小寫
3.密碼：請輸入您的密碼，如果不確定或忘記了，請洽您的服務專員。
- 登入及線上說明
- 然後按 【登入】，就會進入系統的主畫面。系統會自動記錄輸入的內容，下次登入時會自動帶入。
- 點選 【線上說明】會連結到線上的使用者操作說明文檔，您可以隨時查閱詳細的使用說明。
¶ 上線流程
系統的上線流程需要一個專業的團隊進行嚴謹的規劃和執行，確保系統能夠正常運行並滿足企業的需求。
- 需求分析：首先需要對企業的現有流程進行分析，收集各部門的需求和使用情況，確定需要導入哪些系統功能，並確定那些人(角色) 有權限執行。
- 數據轉換：在【智能總管】上線之前，需要將現有系統中的數據進行轉換和匯入，確保系統能夠快速導入並能正常運行。
- 上線培訓：系統上線之前，需要對企業的各個部門進行培訓，使員工掌握系統的使用方法和技巧，確保系統能夠順利運行。
- 權限設定：依第一項的分析結果，新增使用者帳號及密碼，並新增各種角色(通常是依據職務)。並設定好各角色能執行的選單功能。
- 基本資料建檔：請將各功能所需的基本資料建檔，如產品資料、供應商、部門、人員等資料。如果沒有相關的經驗，建議多和輔導顧問深入討論後再實施。
- 系統維護：系統上線後，需要進行系統維護和升級，以保持系統的穩定性和功能性。
¶ 主畫面說明
¶ 主畫面介面說明
- 登入主畫面以後接下來就會看到首頁的畫面，首頁基本上是由三個區塊所組成
- 第一個區塊是左邊的功能選單區
- 上方則是模組的切換以及系統設定等相關功能
- 右下方則是主要的資料操作區
- 當我們點選上方的模組時，左邊的功能選單就會依不同登入人員的權限，顯示不同的功能項目。關於權限的設定，我們會在稍後的單元中另外詳細的說明。
¶ Dashboard 數位儀表板
- Dashboard 數位儀表板，是系統的首頁，它提供了一個簡潔、直觀的資訊概覽，讓使用者可以快速了解系統中的最新狀態和重要數據。
並且可以點選查詢明細資訊，讓使用者能更專注在近期的主要工作事項，大幅提高工作效率。
- 登入系統後，系統會自動顯示 Dashboard，顯示系統中最新的狀態和數據，例如最近的任務、會議、待辦事項、通知等等。
- 在 Dashboard 中，使用者可以通過點擊相關模塊進入到詳細的頁面進行操作，也可以使用搜索功能查找特定的內容，例如搜索特定的任務、客戶、訂單等等。
- Dashboard 的內容目前尚不提供自定義功能，如果使用者希望按照自己的需求和偏好設定，目前僅能透過開發平台修改程式來進行，後續的版本會視實際的需求來調整。
¶ 系統設定
在畫面的右上角有一個【系統設定】，點選下拉後有下列功能，說明如下
¶ 關於
- 顯示系統的一些資訊，如下圖
¶ 變更密碼
- 登入系統：首先，使用者需要登入系統，以便進入帳號管理頁面。
- 找到【變更密碼】選項：在右上角有一個【系統設定】，點選【變更密碼】，進入變更密碼頁面。
- 輸入原密碼：在變更密碼頁面上，使用者需要輸入目前的密碼，以便確認身份驗證。
- 輸入新密碼：在確認身份驗證後，使用者需要輸入新密碼，並再次輸入新密碼以確認一致性。
- 確認新密碼：再次輸入新密碼，確認要變更的密碼正確無誤。
- 確認變更：在完成密碼變更後，系統會顯示成功的提示消息，使用者可以重新登入系統以確認新密碼已經生效。
變更密碼功能是一種安全管理工具，使用者應該定期變更密碼以保護帳號的安全。
¶ Icon 一覽
- 在【選單】Menu 中，可以設定要使用的 Icon，以下列出一些常用的 Icon 供參考。
¶ 登出
-
系統登出通常是指在使用【智能總管】時，用戶已經結束了他們的操作，並且需要從系統中退出。
-
以下是幾種常見的系統登出情況和說明：
- 手動登出：當用戶完成操作或需要離開系統時，可以手動點擊【登出】按鈕，以正確退出系統。在手動登出之後，用戶必須重新進入系統，並重新驗證他們的身份才能再次訪問。
- 自動登出：在某些情況下，系統可能會自動登出用戶，以保護用戶數據的安全性。例如，如果一段時間沒有活動，系統可能會自動登出用戶，以防止未經授權的訪問者進入用戶的帳戶。
- 異常登出：當系統發生錯誤或遭受攻擊時，系統管理員可能會將用戶從系統中強制登出，以保護系統和用戶數據的安全。
- 系統登出是保護用戶安全和隱私的重要機制，用戶應該在完成操作後及時手動登出系統，並避免在不受信任的設備上保持登錄狀態。
¶ 單檔表格資料維護
¶ 前言
- 單檔表格維護是系統中的一個重要功能，它可以用來管理系統中的單一檔案或資料表，通常會特別針對欄位較少的表單，提供快速簡便的操作，例如會議類別、供應商類別、行事曆維護、部門等。
- 通常會先顯示該功能所有資料的列表頁面，這個頁面會分頁列出所有的資料(參考下圖)，相關的操作指引稍後會詳細說明，使用者應確保輸入內容的正確性，並注意常見的問題，以保護企業的核心資料安全。
¶ 開啟功能
¶ 登錄系統
- 首先，使用者需要輸入自己的使用者名稱和密碼來登錄系統。
¶ 選擇功能模組
- 接下來，使用者需要選擇正確的功能模組，模組選擇位於首頁上方。
¶ 選擇要維護的資料表
- 接下來，使用者需要選擇要維護的資料表，例如客戶資料表、供應商資料表等。
¶ 操作步驟如下
¶ 列表顯示
- 進入本功能後，會先顯示資料的列表頁面，這個頁面會分頁列出所有的資料，包括XX編號、XX名稱、XX日期等信息。使用者可以點擊相應的按鈕進行相關的操作，如新增、修改、刪除、審核、確認等。
¶ 新增
- 如果要新增一筆新的資料，可以點擊新增按鈕，然後輸入相關的資料。輸入完畢後，使用者需要點擊保存按鈕，將資料保存到資料庫中。
- 按下右上角的【新增】，就會彈出新增資料的表單
- 逐欄逐一填入輸入的資料
¶ 修改
- 如果要修改一筆已存在的資料，可以先在資料表中找到該筆資料，然後點擊欄位旁的編輯按鈕。接著，使用者可以修改欄位的內容，然後點擊【提交】按鈕，將修改後的資料保存到資料庫中。或是【放棄】取消修改。
¶ 刪除
- 如果要刪除一筆資料，可以先在資料表中找到該筆資料，然後點擊刪除按鈕。系統會彈出一個提示框，要求使用者確認是否要刪除該筆資料。如果使用者確認刪除，系統就會將該筆資料從資料庫中刪除。
¶ 查詢
- 如果要查詢資料，可以使用系統提供的查詢功能。使用者可以通過輸入查詢條件，篩選出符合條件的資料，並且可以按照不同的欄位進行排序。
¶ 注意事項
¶ 確認資料的準確性
- 在輸入、修改或刪除資料之前，使用者需要仔細檢查資料的準確性，避免因為資料輸入錯誤而導致後續操作的問題。
- 設定權限：系統中的單檔維護功能涉及到企業的核心資料，因此需要對不同的使用者設定不同的權限，以保護敏感數據的安全性。
- 定期備份資料：在進行重要的資料操作之前，使用者需要備份系統中的資料，以防止因為操作失誤而導致資料的丟失。
¶ 單檔表單資料維護
¶ 前言
- 單檔表單維護是系統中的一個重要功能，它可以用來管理系統中的單一檔案或資料表，通常會特別針對欄位較多的表單，提供另開視窗方便同時編輯多個欄位的使用情境，例如產品、供應商、專案PBI、潛在客戶維護等。
- 通常會先顯示該功能所有資料的列表頁面，這個頁面會分頁列出所有的資料(參考下圖)，相關的操作指引稍後會詳細說明，使用者應確保輸入內容的正確性，並注意常見的問題，以保護企業的核心資料安全。
¶ 開啟功能
¶ 登錄系統
- 首先，使用者需要輸入自己的使用者名稱和密碼來登錄系統。
¶ 選擇功能模組
- 接下來，使用者需要選擇正確的功能模組，該模組位於首頁上方。
¶ 選擇要維護的資料表
- 接下來，使用者需要選擇要維護的資料表，例如客戶資料表、供應商資料表等。
¶ 操作步驟如下
¶ 列表顯示
- 進入本功能後，會先顯示資料的列表頁面，這個頁面會分頁列出所有的資料，包括XX編號、XX名稱、XX日期等信息。使用者可以點擊相應的按鈕進行相關的操作，如新增、修改、刪除、審核、確認等。
¶ 擴增的功能
- 左方的資料分類區：將資料的內容，依指定的欄位分類，方便查詢，此例為人員所屬的部門單位。
- 上方的擴充按鈕：未指定某一筆資料的關聯資料查詢，通常是彈出新視窗後，可以再自行指定查詢條件。
- 表格內的擴充按鈕：指定某一筆資料的關聯資料查詢。例如可以查詢某個人的職務代理人有哪些人? 這就必須要先傳入人員的工號。
- 可以依區塊，控制欄位資料是否顯示(區塊摺疊)
¶ 新增
- 如果要新增一筆新的資料，可以點擊新增按鈕，然後輸入相關的資料。輸入完畢後，使用者需要點擊保存按鈕，將資料保存到資料庫中。
- 如果有【單號】欄位，會在存檔後，在列表表格中，只顯示剛新增的該筆資料。
- 按下右上角的【新增】，就會彈出新增資料的表單
- 逐欄逐一填入輸入的資料
- 開窗輸入日期
- 開窗查詢輸入(如部門)
- 下拉選單
- 上傳附檔
- 上傳圖檔
¶ 修改
-
如果要修改一筆已存在的資料，可以先在資料表中找到該筆資料，然後點擊編輯按鈕。接著，使用者可以修改相關的欄位，然後點擊【確認】按鈕，將修改後的資料保存到資料庫中。
-
修改、刪除的按紐
- 輸入要修改的資料，如地址、手機等
¶ 刪除
- 如果要刪除一筆資料，可以先在資料表中找到該筆資料，然後點擊刪除按鈕。系統會彈出一個提示框，要求使用者確認是否要刪除該筆資料。如果使用者確認刪除，系統就會將該筆資料從資料庫中刪除。
¶ 查詢
-
如果要查詢資料，可以使用系統提供的查詢功能。使用者可以通過輸入查詢條件，篩選出符合條件的資料，並且可以按照不同的欄位進行排序。
-
全文檢索查詢(同時查詢多欄位)
- 指定欄位查詢
¶ 內容查看
-
可以點選【查看】查看資料的明細內容
-
點選【查看】
- 查看內容
¶ 注意事項
¶ 確認資料的準確性
- 在輸入、修改或刪除資料之前，使用者需要仔細檢查資料的準確性，避免因為資料輸入錯誤而導致後續操作的問題。
- 設定權限：系統中的單檔維護功能涉及到企業的核心資料，因此需要對不同的使用者設定不同的權限，以保護敏感數據的安全性。
- 定期備份資料：在進行重要的資料操作之前，使用者需要備份系統中的資料，以防止因為操作失誤而導致資料的丟失。
¶ 多檔 Log 表單資料維護
¶ 前言
- 多檔 Log 表單維護是系統中的一個重要功能，它可以用來管理系統中的一對多資料表(如客戶訂單、PBI 等)，通常分為表頭和表身明細的操作，表頭部分和前一章節的【1-4 單檔表單資料維護】相同，表身明細和【1-3 單檔表格資料維護】的操作類似。例如客戶訂單、採購單、專案 PBI、會會議通知及記錄等。
- 和 ERP 系統中的客戶訂單這類的單據資料相比，多檔 Log 表單的表身明細通常僅是針對【類 Log 】資料的詳細紀錄(如進度回報等)，並不具備完整的單據相應的細項操作。
- 通常會先顯示該功能所有資料的列表頁面，這個頁面會分頁列出所有的資料(參考下圖)，相關的操作指引稍後會詳細說明，使用者應確保輸入內容的正確性，並注意常見的問題，以保護企業的核心資料安全。
- 專案 PBI 參考畫面
- 客戶訂單
¶ 開啟功能
¶ 登錄系統
- 首先，使用者需要輸入自己的使用者名稱和密碼來登錄系統。
¶ 選擇功能模組
- 接下來，使用者需要選擇正確的功能模組，該模組位於首頁上方。
¶ 選擇要維護的資料表
- 接下來，使用者需要選擇要維護的資料表，例如專案 PBI、會議通知及記錄等。
¶ 操作步驟如下
¶ 列表顯示
- 進入本功能後，會先顯示資料的列表頁面，這個頁面會分頁列出所有的資料，包括XX編號、XX名稱、XX日期等信息。使用者可以點擊相應的按鈕進行相關的操作，如新增、修改、刪除、審核、確認等。
¶ 擴增的功能
- 左方的資料分類區：將資料的內容，依指定的欄位分類，方便查詢，例如顯示專案的 Sprint(短衝刺目標)。
- 上方的擴充按鈕：未指定某一筆資料的關聯資料查詢，通常是彈出新視窗後，可以再自行指定查詢條件。
- 表格內的擴充按鈕：指定某一筆資料的關聯作業。例如可以連動公告欄或查詢專案甘特圖等，此時就必須要先傳入本筆資料的鍵值。
- 可以依區塊，控制欄位資料是否顯示(區塊摺疊)
¶ 表頭新增
- 如果要新增一筆新的資料，可以點擊新增按鈕，然後輸入相關的資料。輸入完畢後，使用者需要點擊保存按鈕，將資料保存到資料庫中。
- 請注意：新增時只會先新增表頭的欄位資料，存檔後，如果有需要，再繼續輸入表身明細資料(先按【修改】後進入表身明細的編輯模式)。
- 如果有【單號】欄位，會在存檔後，在列表表格中，只顯示剛新增的該筆資料。
- 按下右上角的【新增】，就會彈出新增資料的表單
- 逐欄逐一填入輸入的資料
- 開窗輸入日期
- 開窗查詢輸入(如專案 Sprint)
- 下拉選單
- 上傳附檔
- 上傳圖檔
¶ 修改
- 如果要修改一筆已存在的資料，可以先在資料表中找到該筆資料，然後點擊編輯按鈕。接著，使用者可以修改相關的欄位，然後點擊【確認】按鈕，將修改後的資料保存到資料庫中。
- 如果要編輯表身明細資料，也是先按【修改】後，再新增、修改、刪除表身資料
- 修改、刪除的按紐
- 輸入要修改的資料，如地址、手機等(當然也包含表身明細的編輯)
¶ 表身明細編輯
-
在明細頁面中，使用者可以查看 Log 的所有信息，包括日期、狀態等。如果需要編輯 Log 明細，可以點擊相應的編輯按鈕進行修改。如果需要刪除 Log，可以點擊刪除按鈕進行刪除。如果需要進行其他操作，如審核、確認等，可以點擊相應的操作按鈕進行相關操作。
-
表身明細新增
- 使用者可以點擊【表身新增】新增一筆 Log 資料，系統會彈出新增視窗，逐一輸入相關的欄位資料即可。
- 表身明細修改
- 如果要修改一筆已存在的 Log 資料，先找到該筆資料，然後點擊編輯按鈕。接著，使用者可以修改相關的欄位，然後點擊【確認】按鈕，將修改後的資料保存到資料庫中。
- 表身明細刪除
- 如果要刪除一筆 Log 明細資料，先找到該筆資料，然後點擊刪除按鈕。系統會彈出一個提示框，要求使用者確認是否要刪除該筆資料。如果使用者確認刪除，系統就會將該筆資料從資料庫中刪除。
¶ 刪除
- 如果要刪除一筆多檔 Log 資料(含表身明細)，可以先在資料表中找到該筆資料，然後點擊刪除按鈕。系統會彈出一個提示框，要求使用者確認是否要刪除該筆資料。如果使用者確認刪除，系統就會將該筆資料從資料庫中刪除。
¶ 查詢
-
如果要查詢資料，可以使用系統提供的查詢功能。使用者可以通過輸入查詢條件，篩選出符合條件的資料，並且可以按照不同的欄位進行排序。
-
指定欄位查詢
¶ 內容查看
-
可以點選【查看】查看資料的明細內容
-
點選【查看】
- 查看內容
¶ 注意事項
¶ 確認資料的準確性
- 在輸入、修改或刪除資料之前，使用者需要仔細檢查資料的準確性，避免因為資料輸入錯誤而導致後續操作的問題。
- 設定權限：系統中的單檔維護功能涉及到企業的核心資料，因此需要對不同的使用者設定不同的權限，以保護敏感數據的安全性。
- 定期備份資料：在進行重要的資料操作之前，使用者需要備份系統中的資料，以防止因為操作失誤而導致資料的丟失。
¶ 表單簽核的操作流程
¶ 前言
- 表單的簽核是系統中的一個重要功能，表單本身是前面說明過的基礎表單的進階功能版本，主要差異在於多了許多的簽核按鈕及相關的查詢。例如請假單、資訊處理單等。
- 表單基本的操作請先參閱【1-4 單檔表單資料維護】的操作說明，本章節著重在簽核流程的相關功能說明。
¶ 開啟功能
¶ 登錄系統
- 首先，使用者需要輸入自己的使用者名稱和密碼來登錄系統。
¶ 選擇簽核模組
- 接下來，使用者需要選擇【電子簽核】模組，該模組位於首頁上方。
¶ 查詢待簽核表單
- 接下來，可以切換查詢與登入的使用者相關的簽核表單狀況，例如【待簽核表單】、【已簽核表單】或【已結案表單】等。
¶ 選擇要簽核的表單
- 或是，使用者選擇要新增的簽核表單，例如請假單、忘打卡作業等。
¶ 操作步驟如下
¶ 簽核首頁
- 待簽核表單：會顯示目前登入的使用者，尚未簽核的電子表單。
- 已簽核表單：會顯示目前登入的使用者，之前已簽核但尚未結案的電子表單。
- 已結案表單：會顯示目前登入的使用者，已結案的電子表單。
¶ 連結原單
- 在簽核首頁中點選要處理的表單，接下來就應依實際狀況簽核【同意】、【駁回】或【作廢】。
- 同意：對待簽核的表單，如果都符合相關的SOP，直接【同意】放行即可。
- 駁回：如果待簽核的表單，內容有問題或是有不符合相關的SOP時，可以【駁回】指定的簽核人要求補件重送。
- 作廢：如果待簽核的表單，確定不繼續執行(通常是起單人放棄送簽)，可以直接【作廢】。請注意：必須退回到原申請人，才能作廢。
- 簽核歷程：可以隨時查詢表單之前的簽核過程及相關的簽核意見
- 檢視流程簽核人：可以隨時查詢表單預定應該要經過哪些簽核的關卡。
¶ 原單查詢
- 除了由簽核首頁點選待處理表單外，也可以使用系統提供的查詢功能。使用者可以通過輸入查詢條件，篩選出符合條件的資料，並且可以按照不同的欄位進行排序。
- 上呈：表單新增存檔後，必須執行【上呈】功能，才會開始跑簽核流程。表單一旦上呈後，就不能再編輯。
- 簽核歷程：可以隨時查詢表單之前的簽核過程及相關的簽核意見
- 檢視流程簽核人：可以隨時查詢表單預定應該要經過哪些簽核的關卡。
¶ 注意事項
¶ 表單的基本操作
- 請參考前面章節的說明
¶ 確認資料的準確性
- 在輸入、修改或刪除資料之前，使用者需要仔細檢查資料的準確性，避免因為資料輸入錯誤而導致後續操作的問題。
- 設定權限：系統中的單檔維護功能涉及到企業的核心資料，因此需要對不同的使用者設定不同的權限，以保護敏感數據的安全性。
- 定期備份資料：在進行重要的資料操作之前，使用者需要備份系統中的資料，以防止因為操作失誤而導致資料的丟失。
¶ 查詢 Query
¶ 一般查詢
¶ 操作步驟如下
-
登錄系統：輸入用戶名和密碼登錄【智能總管】系統。
-
選擇報表：先找到您想要查詢的報表，然後點擊它。
- 輸入查詢條件：在報表查詢界面上，您可以設置不同的查詢條件，以幫助您定位需要的信息。這些查詢條件可以根據您的需要設置，例如時間範圍、產品類別、地區等。
- 開始查詢報表。一旦您設置好查詢條件，點擊查詢報表按鈕，系統就會開始生成並顯示報表。
- 下載或匯出報表。如果您需要保存報表，您可以將其下載或匯出為Excel格式。這樣您就可以在需要的時候查看報表，或與其他人分享報表信息。
- 分析報表可以幫助企業更好地了解其運營情況。通過查詢報表，您可以從大量數據中快速提取所需信息，進而作出更加明智的決策。
¶ 圖表查詢
- 圖表查詢是一種資料分析的方法，可以透過圖表來呈現資料的關聯性、趨勢、分佈等特徵，不同的圖表可以用於不同的分析目的，選擇適合的圖表可以更好地呈現數據的特徵。，可以幫助人們更好地理解數據，從而做出更好的決策。
- 以下是幾種常見的圖表圖形
- 折線圖：折線圖是一種以連續的折線來表示數據變化趨勢的圖表，通常用於描述隨時間變化的資料。在折線圖中，橫軸表示時間或其他自變量，縱軸則表示因變量的值，折線連接的點代表相應時間點的數據值。
- 長條圖：長條圖是一種以長方形的高度來表示數據的圖表，通常用於比較多個類別之間的數據差異。在長條圖中，每個長方形代表一個類別，長方形的高度表示相應類別的數據值。
- 圓餅圖：圓餅圖是一種以扇形的面積來表示數據比例的圖表，通常用於描述各個部分所佔比例。在圓餅圖中，每個扇形代表一個部分，扇形的面積表示相應部分的比例。
- 以下是一些使用圖表查詢的一般步驟：
- 確定分析目的：首先需要明確分析的目的是什麼，例如比較數據之間的關係、顯示數據的分佈情況等。
- 收集數據：確定分析目的後，需要收集相應的數據。
- 選擇適合的圖表：根據分析目的和數據特徵，選擇適合的圖表來呈現數據。
- 設定圖表參數：設定圖表的相關參數，如標題、標籤、顏色、字體大小等。
- 分析圖表：觀察圖表，分析數據的特徵和趨勢。
- 從圖表中得出結論：根據分析結果，得出相應的結論，並根據需要進行後續的決策或行動。
- 在使用圖表查詢的過程中，還需要注意以下一些問題：
- 避免誤解：圖表只是數據分析的一種輔助工具，需要確保圖表呈現的內容準確無誤，避免誤解和錯誤的結論。
- 選擇適當的數據範圍：在選擇數據範圍時，需要根據分析目的和數據特徵選擇適當的範圍，避免誤導分析結果。
- 保持一致性：在使用不同的圖表時，需要保持一致性，如顏色、字體大小等，以便更好地比較數據。
¶ 樞紐分析表
- 樞紐分析表是一種數據分析工具，它可以讓您快速地對大量數據進行分析和總結。
- 它是結合使用 PivotTable.js 這個基於JavaScript的元件，用於在瀏覽器中創建動態的交互式交叉表。它可以用於將大量數據轉換為易於理解的交叉表，讓用戶能夠在不同的維度上進行分析和探索。
以下是一些常用的樞紐分析表技巧：
- 篩選數據。您可以通過在篩選器中選擇特定的值或範圍來過濾數據，從而更好地了解數據。
- 更改數據顯示方式。您可以通過更改值區域中的計算方式，例如總和、平均值、計數等，來更好地了解數據。
- 添加計算欄位。如果您需要執行自定義計算，您可以添加計算欄位。這使您可以將多個現有欄位組合在一起進行計算。
- 透視表的設置。在透視表的選項中，您可以調整行和列的排序，以及隱藏或顯示子總計和總計。
- 使用圖表。您可以將樞紐分析表數據轉換為不同的圖表，例如柱狀圖、折線圖等等，使數據更加直觀。
- 樞紐分析表是一個功能強大的數據分析工具，可以幫助您快速分析和總結大量的數據。通過了解數據源、創建樞紐表、操作樞紐表、設置樞紐表以及一些常用的樞紐分析表技巧，您可以更好地掌握這個工具並加強您的數據分析能力。
- 需要注意的是，使用樞紐分析表功能時，數據的質量和準確性尤其重要，使用者應該確保數據的準確性和完整性，以免影響分析結果的正確性。
¶ 進階操作
¶ 前言
- 除了前面幾個章節有討論到的一般表單、圖表的操作外，【智能總管】來提供了幾個非標準表單的進階功能，如行事曆、甘特圖等。這些進階功能都是為了讓使用者更方便、有效的使用，以下就詳細的說明相關的操作流程及注意事項。
¶ 行事曆
- 行事曆是一種方便的時間管理工具，可以幫助您更好地組織和安排您的每日行程。通過創建新事件、設置提醒、查看詳細信息、編輯或刪除事件以及同步行事曆等操作，您可以更好地利用您的時間，更有效地安排您的生活。
- 首先，在登入系統後的首頁，就會在數位儀表板中，顯示使用者的行事曆。
- 另外，也可以選擇【資訊中心】模組中的【個人資訊-行事曆】來開啟使用相關的功能。
- 點擊【行事曆明細】，可以查看資料內容，並且可以編輯。
- 創建新的事件：在行事曆中，使用者可以直接點擊日期，就可以創建新的事件，例如會議、約會或其他活動。並輸入該事件的標題、日期和時間等信息。
- 編輯或刪除事件：如果使用者需要更新或刪除事件，您可以在指定的事件單擊，就能進行編輯或刪除操作。也可以直接拖拉，就可以變更日期。
- 查看事件詳情：您可以通過點擊特定的事件，以查看該事件的詳細信息。在該事件詳情頁面，您可以查看該事件的日期、時間、地點等信息。
- 除了自行新增事件外，也有一些事件會由其他的功能同步過來，例如週期性的行程(如每周一早上 10:00 部門週會)，當輸入行程後，系統會自動同步到行事曆中。
¶ 行程管理
- 一般而言，為了配合畫面的顯示(通常會依月、週、日排列顯示)，行事曆僅會顯示有限的資訊，所以訊息較為簡潔。在【智能總管】中，我們新增【行程管理】這個功能，可以在這個功能中輸入完整的資料，以及週期性的行程，存檔後，會自動同步到行事曆中顯示。
- 週期性行事曆的設定
¶ 會議室預約
- 可以將會議室預約的狀況，用行事曆的方式顯示出來
¶ 會議通知及記錄
¶ 查詢他人行事曆
- 企業中常會需要和他人協作，有時要安排會議就會需要確認其他人的行程，所以我們就新增了一個【查詢他人行事曆】的功能，方便安排會議、討論的時間。
¶ 甘特圖
- 甘特圖是一種專案管理工具，可以幫助您視覺化項目進度和時間軸。讓您可以更好地追蹤專案的進度和時間，更有效地管理您的專案。
- 甘特圖是一個現況的圖表顯示，必須配合 PBI、WBS、Issue 等的進度控管及回報，最終以圖表的方式呈現結果。
- 設置任務持續時間：您可以設置每個任務的持續時間，以確定該任務需要多長時間完成。
- 設置進度：在甘特圖中，您可以通過標記已完成的任務來追蹤專案的進度。請在每個任務的進度欄中輸入百分比，以指示該任務已完成的百分比。
- 查看甘特圖：在甘特圖中，您可以查看整個項目的進度和時間軸。通過甘特圖，您可以更好地了解項目的狀態和進度。
第二章 系統與權限管理
¶ 系統管理功能
¶ 前言
- 在【智能總管】中，有一些共用的輔助功能，方便我們管理系統的運作，包括通用的Excel 匯入、常用代號維護等，可以讓系統操作更順暢，以下就逐一的說明。
¶ 系統模組設定
- 設定系統中包含哪些模組? 這必須和首頁的模組區塊及選單設定(Menu) 同步設定。
¶ 通用 Excel 匯入工具
- 在系統上線初期，常會需要將之前已整理好的資料匯入【智能總管】的對應資料表，以提高上線的效率。此時可以透過本通用工具程式來協助處理。
- 請先將資料整理成標準的 Excel 格式，原則是 Excel 的第一列(row) 是要轉入的資料表(Table) 的欄位名稱，如果不確定，可以詢問客服專員或查詢系統的資料庫字典。以下以 BASAREA(區域)資料匯入為例說明。
- 第二列後請填入整理好的的資料，請參考下圖的說明。
- 資料匯入後
- 注意事項： 在匯入 Excel 檔案時，需要注意以下事項：
- 1.確保 Excel 檔案的資料格式正確。如果 Excel 檔案的欄位格式錯誤，可能會導致匯入失敗或者匯入後資料不正確。
- 2.確保欄位對應正確。在匯入時，需要確認應用程式中的欄位和 Excel 檔案中的欄位對應正確，否則可能會導致匯入後資料不正確。
- 3.確保匯入的資料量不超過應用程式的容量限制。如果匯入的資料量太大，可能會導致應用程式運作緩慢或者崩潰。
¶ Transfer To Detail
- 這個設定是在維護存檔後的過帳行為。僅限熟悉【麒麟低代碼開發平台】的研發工程師才能編輯設定。如果想進一步了解，請洽您的業務專員。
¶ aside Tree 設定
- 這個設定是在維護產生表單程式時，是否要產生左邊的 aside 側邊分類或群組的顯示。建議熟悉【麒麟低代碼開發平台】的研發工程師才能編輯設定。如果想進一步了解，請洽您的業務專員。
¶ 常用代號維護
- 設定系統中使用的編號-名稱設定(key-value)，通常是配合表單中的下拉欄位的顯示內容，或是左邊側邊欄的顯示。設定前請先確認設定的目的以確保不會發生錯誤。
¶ Icon 列表
- 配合 選單-Menu 或按鈕的 icon 設定，此功能會顯示出一些常用的 Icon，方便 Menu 及 Button 的設定。
¶ 同步刪除資料表
- 這個功能的目的， 是設定當某個資料表的資料被刪除時，一併要同時刪除的關聯資料表。通常是關聯的 Log 紀錄或是明細表身。如果不是非常的確定，請不要隨意地變更設定的內容，建議異動前先和客服專員討論、確定。
¶ 系統參數設定
- 通常是設定一些諸如公司名稱、編碼原則、是否啟用某些功能的開關設定的參數，通常會隨著程式的持續開發，而逐步增加。
¶ 權限管理功能
¶ Role-Permission 架構的說明
【智能總管】採用的權限管理架構，是業界最廣泛被使用 Role-Permission 的架構。Role-Permission 是一種權限管理的架構，通常用於軟體系統中，管理不同用戶角色（Role）對應的權限（Permission）。
¶ 主要的功能項目
- 用戶管理：系統管理員可以創建、修改和刪除用戶。每個用戶可以被指派到一個或多個角色。
- 角色管理：系統管理員可以創建、修改和刪除角色。每個角色代表著一組權限，用戶可以被指派到一個或多個角色。
- 權限管理：系統管理員可以創建、修改和刪除權限，以控制角色可以訪問的功能、操作或數據。
- 角色分配：系統管理員可以分配角色給用戶，以控制用戶可以訪問的功能、操作或數據。
- 權限分配：系統管理員可以將權限分配給角色，以控制角色可以訪問的功能、操作或數據。
- 權限驗證：系統會驗證用戶是否有權限訪問所需的功能、操作或數據。
¶ 各功能權責詳細的概念和架構說明如下
- 角色(Role)：角色是用戶在系統中扮演的角色，例如管理員、採購主管、業務專員等等。每個角色都會有不同的權限。
- 權限(Permission)：權限是指用戶對系統中的不同操作、資源或功能的訪問權限，例如讀取、編輯、刪除等等。
- 角色權限映射(Role-Permission Mapping)：角色權限映射是指將不同角色與其對應的權限建立一個映射關係。這個映射會儲存在資料庫中。
- 權限驗證(Permission Check)：權限驗證是指當用戶在系統中嘗試執行一個操作時，系統會根據該用戶所屬的角色，查詢該角色所擁有的權限，判斷是否有足夠的權限來執行該操作。
如果權限不足，系統會將相關的按鈕或功能設為【禁用】(disabled)。 - 權限管理(Permission Management)：權限管理是指系統管理員或開發人員可以通過一個管理介面，對不同角色的權限進行設定、修改和刪除，以控制用戶對系統的訪問權限。
- 綜合以上概念，Role-Permission 架構是一種為了管理用戶權限而設計的機制。在這個架構中，每個用戶都有一個(或多個) 角色，每個角色都有一系列的權限。透過這樣的設計，系統可以實現對不同用戶的細粒度控制，從而保護系統的安全性和穩定性。
¶ 權限管理系統的操作步驟
- 創建用戶，指定用戶名稱和密碼。
- 創建角色，指定角色名稱和權限。
- 在角色中勾選指定用戶，指定每個角色擁有的用戶。
- 創建選單，指定選單訪問的表單功能。
- 分配選單權限給角色，指定每個角色擁有的權限。
- 驗證用戶是否有權限訪問所需的功能。
- 修改或刪除角色、選單或用戶。
- 撤回或撤銷已授予的角色、權限或用戶許可權。
¶ 【智能總管】的權限架構圖
- 架構圖
- 相關的功能表
¶ 相關的設定表單
- 基本的新增/刪除/修改/查詢功能，請參考第一章的相關說明。
¶ 使用者設定(User)
- 維護主畫面
- 編輯的畫面
¶ 角色(Role)
- 維護主畫面
- 編輯的畫面：包含 User-Role 的關聯設定(一個角色可以擁有多個使用者、一個使用者也可以屬於多個角色)
¶ 選單權限設定(Menu Security)
- 可以設定每一個表單功能，有哪些角色可以使用。本設定僅設定登入後，能否在選單中看到功能表單，至於更細項的設定(如能否新增、刪除、修改等)，必須在【細項權限設定】中設定。
- 選單-Menu 有哪些角色可以使用的設定，按【修改】後進入勾選介面
¶ 細項權限設定：Menu-Button Permissions
- 設定好【選單-表單】層級的權限後，可以在本功能，設定能否新增、刪除、修改等更細項的權限。如果有必要，任何畫面上的按鈕，都可以設定權限，不過可能需要同步調整程式的設定檔，如果有次需求，可以洽詢您的客服專員。
- 如果沒有權限，該按鈕會呈現灰色無法點選的狀況
¶ Wizard 表單產生器
¶ 前言
- 【智能總管】EIS 企業辦公室資訊系統是基於【麒麟低代碼平台】所開發的一套應用程式。
- 低代碼平台旨在幫助用戶更快速、更輕鬆地開發應用程序，降低開發成本和風險。
- Project：專案(模組)定義
- Function：功能定義
- Fields：欄位定義
¶ 低代碼平台通常具有以下功能
- 可視化開發：低代碼平台提供可視化開發工具，使用者可以使用拖放和點擊等方式快速構建應用程序，而不需要編寫大量的代碼。
- 數據建模：低代碼平台支持數據建模，包括建立數據表格、設計數據庫、創建查詢等，讓用戶可以方便地管理和操縱數據。
- 自動化工作流程：低代碼平台提供了自動化工作流程的功能，可以幫助用戶自動執行複雜的流程，例如自動化報告生成、自動化數據同步等。
- 應用程序集成：低代碼平台可以輕鬆地將多個應用程序集成在一起，以實現更大的工作流程。
- 低代碼開發：低代碼平台支持低代碼開發，讓用戶可以使用少量的代碼進行自定義和擴展。
- 快速構建原型：低代碼平台可以幫助用戶快速構建原型，以驗證新想法或解決方案，加快產品上市時間。
- 視覺化分析：低代碼平台提供了視覺化分析的功能，讓用戶可以通過圖表和報告快速理解和分析數據。
¶ 請參考【Kylin Wizard】線上使用說明的說明
- 關於【麒麟低代碼平台】的詳細說明，請參考【Kylin Wizard】線上使用說明。
- 【麒麟低代碼平台】的目標是成為【企業數位轉型的好幫手】，最終能達到【讓每家企業都擁有簡單實用的資訊系統】的開發初衷。
第三章 BAS 共用基本資料
¶ BAS 共用基本資料
¶ 前言
- BAS 共用基本資料，主要是包含一些系統中會共用的基本資料，如客戶、部門、供應商、人員、產品等共用資料的維護。
- 登入系統：輸入使用者名稱和密碼，進入首頁後，選擇上方的【共用資料】模組，即可進入共用基本資料維護。
- 選擇基本資料：點選左方的功能選單，選擇需要維護的基本資料，例如客戶資料、產品資料等。
- 查詢資料：在基本資料列表頁面，可以使用【全文檢索】的查詢功能搜尋需要維護的資料。可以根據關鍵字、編號、名稱等進行搜尋。
- 在進行搜尋之前，使用者需要選擇需要維護的基本資料，例如客戶資料、產品資料等，然後點擊「查詢」按鈕，系統會顯示符合條件的資料列表。如果需要進一步篩選，使用者可以使用進階搜尋功能，該功能可以設置多個搜尋條件進行組合搜尋。
- 新增資料：如果使用者需要新增一筆新的資料，可以點擊【新增】按鈕，進入新增資料頁面。在頁面上輸入必要的資訊，例如編號、名稱、地址、電話等，然後點擊【保存】按鈕即可完成新增操作。
- 編輯資料：如果使用者需要修改資料，可以先進行查詢，然後選擇需要修改的資料進入編輯頁面。在頁面上修改需要變更的資訊，然後點擊【保存】按鈕即可完成修改操作。
- 刪除資料：如果使用者需要刪除資料，可以選擇需要刪除的資料，然後點擊【刪除】按鈕即可完成刪除操作。需要注意的是，刪除資料操作是不可恢復的，請謹慎操作。
- 遵循規範：在維護共用基本資料時，需要遵循相關規範。例如，客戶資料必須包含客戶名稱、地址、聯繫方式等，不能遺漏必要的資訊。
¶ 主要功能項目
- 目前【智能總管】的功能，大致可分為以下的各分類，稍後的章節會詳細的說明
¶ 產品相關功能
- 產品資料設定
- 產品類別設定
- 倉庫資料設定
¶ 部門人員相關功能
- 部門資料設定
- 人員資料設定
¶ 客戶相關功能
- 客戶資料設定
- 客戶類別設定
- 地區資料維護
¶ 供應商相關功能
- 供應商資料維護
- 供應商類別維護
¶ 其他
- 幣別資料維護
¶ 產品相關功能
¶ 產品資料設定
- 基本的新增、刪除、修改等操作，請參考第一章的完整說明，此處不再贅述。
- 產品資料指的是有關產品的相關信息和數據，這些信息可能包括產品的名稱、描述、圖像、尺寸、顏色、材質、價格、庫存量、生產日期、批次號、產地等等。產品資料還可能包括關於產品的技術規格、使用方法、安全注意事項、維護方法、保修期限等等。
- 在電子商務、供應鏈管理等領域中，產品資料是非常重要的，它們可以用來準確地描述產品、管理產品庫存、計算成本、進行訂單管理等等。隨著互聯網和電子商務的快速發展，產品資料的準確性、完整性和即時性變得越來越重要。因此，許多企業開始採用產品資料管理系統（PDM）和產品資訊管理系統（PIM）等工具來管理和維護其產品資料。
- 產品資料維護功能可以讓使用者管理產品的相關資訊，例如產品名稱、描述、價格、期初庫存量等。
¶ 產品類別設定
- 產品類別資料指的是將產品按照其性質、用途、功能、特徵等分類的信息和數據，以便更好地管理和組織產品。例如，將一個電子商務網站上的產品按照類別分為家電、服裝、食品等，以方便消費者進行搜索和購買；將一個製造企業的產品按照機械、電子、化工等類別分為不同的庫存區域，以方便庫存管理和配送。
- 產品類別資料可以根據不同的需求進行分類，例如按照產品的分類、用途、市場區域、季節性等等。它們可以通過統一的編碼體系來進行標準化，以便在不同系統之間進行數據交換和整合。產品類別資料的準確性和完整性對於管理產品和提供準確的搜索結果非常重要，因此它們需要定期進行維護和更新。
- 產品類別可以用來將產品分類成不同的類別，例如食品、服飾、電子產品等。使用者可以在進行產品查詢、統計、分析時，根據不同的類別進行篩選，以方便快速地找到所需的產品。
- 產品類別維護功能可以讓使用者管理產品類別的相關資訊，例如產品類別名稱、名稱等。
¶ 倉庫資料設定
- 倉庫設定可以用來建立不同的倉庫，並將產品分配到相應的倉庫中。在庫存管理、調度、發貨等作業中，使用者可以根據不同倉庫的庫存量進行相應的操作，以確保庫存的準確性和及時性。
- 倉庫資料指的是一個倉庫中所有的貨物和相關資訊，包括貨物的名稱、數量、重量、尺寸、入庫日期、出庫日期、儲位位置等等。倉庫資料還可能包括關於貨物的進貨單、出貨單、盤點記錄、貨物狀態、儲位使用情況、庫存警報等等。
- 倉庫資料是倉庫管理的基礎，它可以用來跟蹤和管理貨物的進出庫情況、儲位使用情況、庫存量和庫存價值等等。透過對倉庫資料的分析和管理，可以實現更高效的倉庫操作、庫存控制和供應鏈管理。因此，許多企業使用倉庫管理系統（WMS）等工具來管理和維護其倉庫資料，以確保倉庫運營的準確性、效率和可靠性。
¶ 部門人員相關功能
¶ 部門資料設定
- 基本的新增、刪除、修改等操作，請參考第一章的完整說明，此處不再贅述。
- 部門資料指的是一個組織內部的所有部門和相關信息，包括部門的名稱、代碼、負責人、人數、職能、位置、聯繫方式等等。部門資料還可能包括部門的歷史信息、業績報告、預算計劃、工作進度等等。
- 部門資料是組織管理的基礎，它可以用來建立組織架構、分配職責和權限、制定預算和計劃、進行工作協調和合作等等。透過對部門資料的分析和管理，可以實現更高效的組織運營、職責分工和工作流程。因此，許多企業使用組織管理系統（OMS）等工具來管理和維護其部門資料，以確保組織運營的準確性、效率和可靠性。
- 部門設定可以用來建立不同的部門，並將員工分配到相應的部門中。在人事管理、工作分配、組織架構管理等作業中，使用者可以根據不同部門的職能及人員分配情況進行相應的操作，以確保工作的分工合理及組織的運作效率。
¶ 人員資料設定
- 員工資料指的是一個企業或組織中所有員工的相關信息和數據，包括個人基本信息、雇傭信息、工作職責、工資和福利、工作經歷、教育背景、培訓記錄、獎懲記錄、簽證和身份證明等等。
- 員工資料是人力資源管理的基礎，它可以用來管理和跟蹤員工的招聘、雇傭、培訓、晉升、調動、退休等所有相關過程。此外，員工資料還可以用來制定員工的薪酬和福利政策、評估員工的績效和表現、管理員工的考勤和假期等等。員工資料的準確性和完整性對於人力資源管理至關重要，因此它們需要定期進行維護和更新。
- 現代企業使用人力資源管理系統（HRMS）等工具來集中管理和維護員工資料，以確保人力資源管理的準確性、效率和可靠性。同時，一些企業還利用人工智能和大數據技術來進一步優化員工資料的分析和管理，以提高員工的生產力和企業的競爭力。
- 員工設定可以用來建立不同的員工資訊，包括姓名、聯繫方式、職位、薪資、工作時間等。在人事管理、工作分配、給薪等作業中，使用者可以根據不同員工的職務、工作時間及薪資等情況進行相應的操作，以確保員工工作的分工合理及給薪準確。
¶ 客戶相關功能
¶ 客戶資料設定
- 基本的新增、刪除、修改等操作，請參考第一章的完整說明，此處不再贅述。
- 客戶資料指的是一個企業或組織中所有客戶的相關信息和數據，包括客戶的名稱、地址、聯繫方式、業務類型、消費習慣、購買記錄等等。
- 客戶資料設定可以用來建立不同的客戶資訊，包括客戶姓名、聯繫方式、地址、銷售記錄、訂單記錄等。在銷售管理、客戶關係管理等作業中，使用者可以根據不同客戶的需求、購買記錄等情況進行相應的操作，以確保客戶關係的維護及銷售目標的實現。
- 客戶資料是客戶關係管理（CRM）的基礎，它可以用來管理和跟蹤客戶的行為和需求、制定銷售策略和市場營銷方案、進行客戶分析和預測、提高客戶滿意度和忠誠度等等。透過對客戶資料的分析和管理，企業可以更好地理解客戶，提供更個性化的產品和服務，從而增加客戶的忠誠度和貢獻度。
- 資料資料列表
- 查詢該客戶的聯絡人
¶ 客戶類別設定
- 客戶類別資料指的是一個企業或組織中不同類型客戶的分類信息和數據。企業通常會根據客戶的性質、需求、行為等因素將客戶分類，以便更好地了解客戶和制定相應的營銷和銷售策略。
- 客戶類別資料可以包括不同類型客戶的基本信息、消費行為、購買偏好、消費能力、忠誠度等等。例如，企業可以將客戶分為以下類別：
- (1)消費者客戶：個人或家庭消費者，通常透過零售店或網上商城進行購買。
- (2)企業客戶：其他企業或組織作為客戶，例如批發商、酒店、學校等等。
- (3)重要客戶：對企業貢獻較大的客戶，通常是消費能力較強、忠誠度較高的客戶。
- (4)潛在客戶：尚未進行購買，但可能會成為客戶的人或企業。
- (5)流失客戶：曾經是客戶，但已經停止購買或轉向競爭對手的人或企業。
- 客戶類別資料可以用來制定不同類型客戶的市場營銷策略，以提高客戶的忠誠度和購買力，從而增加企業的銷售額和利潤。同時，客戶類別資料還可以用來監控客戶的行為和趨勢，以及進行市場競爭分析和預測。
¶ 地區資料維護
- 地區資料是指一個特定地區或區域的相關信息和數據，例如國家、省份、城市、區域等等。地區資料可以包括人口統計數據、地理和氣候信息、政治和經濟情況、文化和社會背景、歷史和遺產等等。
- 地區資料設定可以用來建立不同的地區，如國家、省份、城市等，以便更好地進行區域性的管理。使用者可以根據地區的不同，制定相應的銷售策略、物流計劃等，以提高運作效率。
- 地區資料的應用非常廣泛，例如：
- (1)銷售和市場營銷：企業可以利用地區資料來了解不同地區的人口結構、購買力、消費習慣等等，從而制定更有效的銷售和市場營銷策略。
- (2)物流和供應鏈管理：地區資料可以幫助企業更好地了解不同地區的交通、物流、通關等基礎設施和政策，以便優化物流和供應鏈管理。
- (3)地理信息系統：地區資料是地理信息系統（GIS）的基礎，GIS可以將地區資料與地圖結合起來，提供更直觀和直觀的地理信息。
- (4)社會和人文科學：地區資料可以用來進行社會和人文科學研究，例如人口統計學、社會學、歷史學等等。
¶ 供應商相關功能
¶ 供應商資料維護
- 供應商資料設定的用途通常是為了管理公司與供應商之間的關係，以確保公司能夠獲得適當的貨品和服務，同時確保供應商能夠得到及時付款。
- 記錄供應商資料：包括供應商名稱、地址、聯絡方式、付款方式、發票信息等。這些資料對於管理公司與供應商之間的聯繫和交流非常重要。
- 進行供應商評估：透過供應商資料的記錄，公司可以對供應商進行評估和比較，以確定哪些供應商能夠提供最好的價值和服務。
- 設定授權和限制：公司可以根據供應商的資料和評估結果，設定授權和限制。例如，公司可以決定哪些供應商可以提供特定的產品或服務，或者哪些供應商需要遵守特定的標準和政策。
- 管理訂單和付款：供應商資料也可以用於管理訂單和付款。當公司需要訂購產品或服務時，可以通過供應商資料快速地找到適當的供應商。同時，公司也可以使用供應商資料來管理付款，包括確定付款方式、付款週期和發票處理等。
- 供應商資料的設定可以幫助公司管理和控制供應鏈，提高效率和效益，並確保公司能夠與供應商之間建立良好的關係。
¶ 供應商類別維護
- 供應商類別資料設定的用途通常是為了更好地區分和管理不同種類的供應商，以便公司能夠更有效地管理其供應鏈，減少風險，並確保取得所需的貨品和服務。
- 區分不同種類的供應商：根據供應商的業務性質、產品種類、服務內容、地理位置等因素，將供應商劃分為不同的類別，以便公司能夠更好地了解和管理它們。
- 設定授權和限制：公司可以根據供應商類別，設定不同的授權和限制。例如，某些類別的供應商可能需要經過更嚴格的認證和審核，或者需要遵守更嚴格的合規要求。
- 進行供應商評估：對不同類別的供應商進行評估和比較，以確定哪些供應商能夠提供最好的價值和服務。
- 設定采購政策和流程：根據不同類別的供應商，設定不同的采購政策和流程。例如，針對某些類別的供應商可能需要進行更頻繁的品質檢測和審核，或者需要使用特定的訂單和付款方式。
- 供應商類別資料設定可以幫助公司更好地管理其供應鏈，確保公司能夠獲得所需的貨品和服務，並減少風險和問題。
¶ 其他
¶ 幣別資料維護
- 幣別資料設定的用途通常是為了管理公司的財務和會計事務，確保公司能夠正確處理不同幣種之間的交易和匯率變動。
- 確定交易幣別：幣別資料可以幫助公司確定交易所涉及的幣種。當公司與海外供應商進行貿易時，可能需要使用不同的幣種進行交易。通過設定幣別資料，公司可以快速地確定交易幣別，並在貿易過程中避免混淆。
- 設定匯率：幣別資料也可以用於設定匯率。當公司需要進行跨幣種交易時，必須將貨幣轉換為所需的幣種。通過設定幣別資料，公司可以設定匯率，以確保轉換過程中的準確性和透明度。
- 確保會計準確性：幣別資料可以幫助公司確保會計記錄的準確性。當公司進行跨幣種交易時，必須將貨幣轉換為公司的本地貨幣。通過設定幣別資料，公司可以確定匯率和轉換因素，並將所有貨幣轉換記錄在會計系統中。
- 進行財務分析：幣別資料還可以用於財務分析。當公司進行跨國貿易時，必須考慮匯率波動和不同幣種之間的差異。通過設定幣別資料，公司可以進行財務分析，包括盈利分析、成本分析和預算規劃等。
- 幣別資料設定可以幫助公司管理跨國貿易和跨幣種交易，確保財務和會計記錄的準確性，並進行財務分析和預算規劃。
第四章 OAS 辦公室自動化系統
¶ OAS 辦公室自動化系統
¶ 前言
- OAS（Office Automation System）辦公室自動化系統的主要用途是協助企業或組織提高辦公效率，並實現數字化轉型。 OAS 系統應用程式可以幫助辦公室自動化並加速相關事務，使得組織在提高效率的同時也可以有效節省時間和成本。
- 登入系統：輸入使用者名稱和密碼，進入首頁後，選擇上方的【資訊中心】模組，即可進入模組的首頁。
- 日程管理：OAS 系統還提供了一個整合的日程管理功能，讓員工可以輕鬆地管理和安排他們的日程安排。這可以使得員工更加有組織和高效地完成各種任務，同時也可以更好地協調不同員工之間的工作安排。
- 文件管理：OAS 系統還可以幫助企業或組織進行文檔管理。通過 OAS 系統，員工可以更輕鬆地處理和共享文件，並且可以更有效地保護文件的安全性。
- 會議管理：會議管理設定的主要用途是幫助企業或組織更有效地安排、組織和管理會議。
¶ 主要功能項目
- 目前【智能總管】的 OAS 功能，大致可分為以下的各分類，稍後的章節會詳細的說明
¶ 個人管理
- 行事曆
- 行事曆維護
- 指定人員行事曆
- 行程管理
- 工作類別
- 工作日誌維護
- 協同工作單
- 訂便當
- 內部訊息通知
¶ 企業資訊
- 公告欄管理
- 會議類別
- 會議通知及記錄維護
- 會議室資料維護
- 會議室預約登記
- 檔案文件分享
- 訪客預約及登記
- 收件及領件作業
- 通訊錄
- 時間軸(Time Line)
¶ 簽核申請表單
- 資訊問題處理單
- 系統變更需求確認書
- 辦公用品請領
¶ 知識管理
- 電子書維護
- 電子書內容維護
- 電子書查閱
- FAQ
¶ 個人管理
¶ 行事曆
- 行事曆的基本操作，請參考【第一章-進階操作】有完整的說明，此處不再贅述。
- 行事曆是指一個人或組織在一段時間內安排的活動、會議、任務和事件等的記錄，通常以日期和時間為基礎。行事曆可以?明人們更好地組織自己的時間、安排任務和約會，以確保自己的日常工作和生活能夠有序進行。現代科技中，人們通常使用電子日曆應用程式來管理自己的行事曆，並將其同步到不同設備上以便隨時查看和更新。一些常見的電子日曆應用程式包括 Google 日曆、Apple 日曆、Outlook 日曆等。
- 它是一種時間管理工具，用於跟蹤日期、時間和事件。它通常以表格或日曆的形式呈現，列出了一年中的日期和星期幾，以及特定日期的事件、活動或紀念日。行事曆可以幫助人們組織自己的時間表，計劃未來的活動，並提醒他們重要的日期和期限。
¶ 指定人員行事曆
- 查看他人的行事曆是指獲取另一個人在特定時間內的預定安排、會議、任務和事件等資訊。這通常需要對方授權或共用他們的行事曆。當授權或共用成功後，您可以查看對方的行事曆並在您自己的日程表中添加相應的活動。
- 在現代科技中，人們可以使用各種日曆應用程式來管理自己的排程，並與其他人分享自己的行事曆。例如，Google日曆和Outlook日曆等都具有共用功能，使用戶可以輕鬆地授權其他人查看他們的行事曆。
- 企業中常會需要和他人協作，有時要安排會議就會需要確認其他人的行程，所以我們就新增了一個【查詢他人行事曆】的功能，方便安排會議、討論的時間。
¶ 行程管理
- 一般而言，為了配合畫面的顯示(通常會依月、週、日排列顯示)，行事曆僅會顯示有限的資訊，所以訊息較為簡潔。在【智能總管】中，我們新增【行程管理】這個功能，可以在這個功能中輸入完整的資料，以及週期性的行程，存檔後，會自動同步到行事曆中顯示。
¶ 前言
- 行程管理可以幫助用戶更有效地管理自己的時間和日程，達到更高效的工作和生活，行程管理系統通常應該包括以下功能：
- 行事曆：系統應該提供行事曆，方便用戶查看預定的活動和事件，並且能夠標記不同的活動類型。
- 預約活動：系統應該支持預約活動，包括會議、面試、個人約會等等，能夠設置開始和結束時間，地點，參與者等等。
- 待辦事項：系統應該支持待辦事項列表，方便用戶瀏覽未完成的任務並快速完成。
- 活動提醒：系統應該支持活動提醒，包括發送電子郵件，短信提醒，推送通知等等。
- 重複事件：系統應該支持重複事件，方便用戶添加定期發生的活動，例如每週會議、每月報告等等。
- 活動共享：系統應該支持活動共享，能夠與其他用戶共享活動，例如家庭成員，同事等等。
- 活動統計：系統應該支持活動統計，能夠分析用戶的行程，例如活動類型，參與者等等，並生成報告。
- 活動搜索：系統應該支持活動搜索，能夠快速搜索指定的活動，例如日期，關鍵詞等等。
- 行事曆同步：系統應該支持行事曆同步，能夠與其他服務同步，例如 Google 日曆，iCloud 等等。
- 行事曆視圖：系統應該支援不同的行事曆視圖，包括日、周、月和年視圖，方便用戶快速查看不同時間範圍的活動。
- 行事曆顏色標記：系統應該支援根據活動類型或其它自定義條件，給不同的行事曆項目添加不同的顏色標記，讓用戶更方便快速識別。
- 活動設置：系統應該支援活動設置，讓用戶可以設定提醒時間、提醒方式、重複設置、公開/私人等選項。
- 活動分類：系統應該支援活動分類，例如工作、個人、娛樂、旅行等，讓用戶可以更好地組織和管理自己的活動。
- 跨平台同步：系統應該支援跨平台同步，例如在電腦上添加的活動應該可以同步到手機上，從而讓用戶能夠隨時隨地查看和管理行程。
- 共享日曆：系統應該支援共享日曆，讓用戶可以與其他人共享自己的行程，例如與同事共享工作日程或與家人共享家庭活動安排等。
- 這些功能可以讓用戶更加方便地管理自己的行程，讓用戶能夠更好地掌握時間和計劃行程。
¶ 操作頁面
- 行程管理主頁面
- 週期性行事曆的設定
¶ 工作類別
- 工作類別是指不同種類的工作或職業，通常根據其職責、技能需求、工作內容和工作環境等因素進行分類。一般而言，工作類別可以根據不同的角度進行分類，例如：
- 行業類別：按照不同行業進行分類，如教育、醫療、金融、零售等。
- 職能類別：按照不同職能或技能進行分類，如行政管理、市場營銷、軟件開發、設計等。
- 工作性質：按照工作性質進行分類，如全職、兼職、臨時、合同等。
- 薪資類別：按照薪資水平進行分類，如高薪、中薪、低薪等。
- 工作經驗：按照工作經驗進行分類，如初級、中級、高級等。
- 不同的工作類別通常需要不同的技能和知識，也可能需要不同的學歷和經驗，因此了解工作類別可以幫助人們更好地選擇自己的職業發展方向。
¶ 工作日誌維護
- 工作日誌是一種記錄工作活動和成就的文件，通常用於管理個人或團隊的工作進度和效率。工作日誌可以紀錄每天完成的任務、會議、電話和電子郵件的內容、問題和解決方案，以及其他相關的工作細節和事件。它可以幫助工作人員跟蹤自己的工作進度，發現問題和瓶頸，以及優化自己的工作流程。
- 工作日誌通常由個人或團隊成員自己編寫，也可能由管理者或領導者要求員工進行編寫。工作日誌的內容可以根據個人或團隊的需要進行調整和擴充，例如可以增加時間分配和預算分配等細節。對於管理者或領導者而言，工作日誌可以幫助他們了解團隊的工作進度和效率，及時發現問題並提供幫助和支持。
- 樞紐分析
¶ 協同工作單
- 協同工作單（Collaborative Work Management，CWM）是指一種通過在線平台上協同工作和共享資源的方式，提高團隊協作效率和工作品質的管理方法。協同工作單的核心是協作和共享，通過使用共享文檔、日曆、任務分配、進度報告、文件庫和團隊溝通等工具來幫助團隊成員在同一平台上協作工作。
- 協同工作單可以幫助團隊成員實現更好的協作和合作，提高工作效率和品質。這種工具可以用於不同類型的團隊和組織，例如跨地區的團隊、跨部門的團隊、創意團隊等。
¶ 上對下的交辦單
- 交辦單（Task Assignment Form）是一種紀錄工作任務分配情況的文件，通常由上級主管或管理者向下屬員工分配任務時使用。交辦單的目的是確定工作任務的內容、時限、負責人、優先級別和其他相關細節，以便確保工作的順利進行和高效完成。一般來說，交辦單包括以下主要內容：
- 任務內容：清晰說明工作任務的內容和要求。
- 負責人：指定負責完成工作任務的具體人員。
- 完成期限：確定工作任務的完成期限和截止時間。
- 優先級別：根據工作任務的緊急程度和重要程度，確定工作的優先級別。
- 其他相關細節：例如工作任務的相關資源、所需時間、預算等。
- 交辦單可以幫助管理者確保工作任務的清晰明確、時限到位、負責人負責、進度可控，從而提高工作效率和品質。同時，交辦單也可以讓下屬員工清楚知道自己的工作任務和要求，確定目標和方向，並及時向上級報告進度和問題。
¶ 平級單位的支援單(或協調單)
- 支援單或協調單通常是指在公司或組織中，員工需要向其他部門或同事提出請求或申請某些支援或協調事項的文件。支援單或協調單通常需要說明申請的目的、需要的支援或協調事項、時間等相關信息，以便其他相關方面進行協調或提供支援。支援單或協調單也可能需要經過相應的流程和程序，例如相關部門的批准、預算的核准等，以確保申請符合相關規定和政策。
- 支援單或協調單可以用於各種場合，例如需要其他部門提供技術支援、需要同事的幫助協調某些工作事項、需要其他部門提供相關設備或材料等。通常，支援單或協調單的發起人需要清楚說明自己的需求和期望，以便其他相關方面能夠及時有效地提供支援和協調。
¶ 下對上的請示單
- 請示單通常是指在公司或組織中，員工需要向上級或其他相關方面提出請求或申請某些事項的文件。請示單可以用於各種目的，例如請求休假、報告工作進度、提出採購申請、申請財務支援等。請示單通常需要填寫相關的表格或文件，並說明申請的目的、原因、時間、預期結果等相關信息，以便上級或其他相關方面進行審批或批准。請示單通常需要經過相應的流程和程序，例如經理或主管的批准、財務或人力資源部門的審核等，以確保申請符合相關規定和政策。
¶ 訂便當
- 訂便當通常是指在公司或組織中，員工可以提前向指定的便當供應商或部門預定當天的工作午餐，以方便自己在午餐時間不用到外面尋找餐飲，節省時間和經費的一種訂餐方式。訂便當通常需要填寫預定表格或網上表單，提前預訂當天的午餐，並且在當天指定的時間和地點取餐。
- 訂便當通常需要提前安排和組織，例如確定訂餐的方式、頻率和供應商，通知員工訂餐的時間和地點，以確保訂便當的順利進行。
- 本系統目前是直接連接使用目前市面上最被廣泛使用的 Din.Ben.Don 網。網址 https://dinbendon.net/do/login
¶ 內部訊息通知
- 內部訊息通知是指在公司或組織內部，以文字、語音或其他方式發送的訊息，用於通知員工或相關方面有關公司或組織的重要消息、活動、事件等信息。內部訊息通知可以用於各種目的，例如通知員工公司政策的更新、安排會議或活動的時間和地點、提醒員工注意事項等。
- 通常，內部訊息通知需要對發送對象進行明確的定位，例如通知特定部門或某些職位的員工，以確保通知的有效性和準確性。內部訊息通知還需要遵守公司或組織的相關政策和規定，例如保護個人隱私，避免散布不實消息等。
- 近年來，隨著企業通訊技術的發展，內部訊息通知已經成為企業內部溝通和協作的重要方式之一，例如通過電子郵件、企業即時通訊軟件、企業社交網絡等平台進行訊息通知。
¶ 企業資訊
¶ 公告欄管理
- 基本的新增、刪除、修改等操作，請參考第一章的完整說明，此處不再贅述。
- 公告欄通常是指一個公共場所、組織、公司、學校、社群等地方中展示公告的地方或板子，通常是掛在牆上或放置在一個指定的位置上，供大家查看。公告欄通常用來展示重要的信息、通知、警示或者宣傳等等。在學校中，公告欄通常用於展示考試日程、學術活動、社團活動、公益活動等等。在公司或組織中，公告欄通常用於展示公司政策、福利待遇、營運信息、員工活動等等。
- 在數位儀表版顯示
- 獨立的顯示及維護介面
¶ 會議類別
- 會議類別通常是指會議的分類，根據不同的目的和內容，將會議分為不同的類型，以便更好地組織和管理會議。以下是一些常見的會議類別：
- 決策會議：主要用於討論和做出決策，例如重要的業務決策、戰略性決策等。
- 問題解決會議：主要用於討論和解決問題，例如在產品開發過程中出現的問題、客戶投訴等。
- 計劃會議：主要用於討論和制定計劃和行動方案，例如項目計劃、市場營銷計劃等。
- 報告會議：主要用於向團隊或管理層報告進度、結果和問題，例如項目進度報告、財務報告等。
- 培訓會議：主要用於培訓和教育員工，例如新員工培訓、專業技能培訓等。
- 禮儀會議：主要用於舉辦儀式和慶典，例如開幕式、頒獎典禮等。
- 以上是一些常見的會議類別，不同的組織和行業可能會有其他的會議類別。選擇正確的會議類別可以幫助組織者更好地安排會議，提高會議效率和成果。
¶ 會議通知及記錄維護
¶ 會議通知
- 會議通知是一種書面通知，用於告知與會人員關於即將舉行的會議的時間、地點、主題、目的和議程等相關信息。通常，會議通知是由主持人或組織者發出的，旨在確保與會人員準確地知道會議的時間和地點，以便準時參加。會議通知通常包括以下信息：
- 會議的主題或目的
- 會議的時間和日期
- 會議的地點
- 與會人員的名單或範圍
- 會議的議程和討論重點
- 附件或相關文件的說明
- 其他需要特別注意的事項
- 通知的形式可以是電子郵件、文字短信、語音郵件、口頭通知等，視組織和會議的特點而定。發送會議通知是一個重要的步驟，它可以確保所有需要參加會議的人員得到相關信息，並準時參加會議，從而確保會議的有效進行和取得成果。
¶ 會議記錄維護
- 會議記錄是將會議中討論的重要信息、決策、行動計劃等內容進行整理、條理化、記錄下來的一份文件或文件集合，以便後續查閱和參考。它是會議中的重要紀錄，可以幫助參會人員回憶、理解和實現會議的決策和任務。會議記錄通常包括以下內容：
- 會議的基本信息，例如會議主題、時間、地點、與會人員等。
- 會議的議程和討論的主題，以及相關的決策和建議。
- 與會人員提出的問題和答案，以及相關的討論和解決方案。
- 與會人員之間的溝通和協調情況，以及採取的措施和計劃。
- 任務分配和時間表安排，以及需要追蹤的進度和結果。
- 會議記錄可以是文字記錄、音頻記錄、視頻記錄等形式，視組織和會議的特點而定。保留完整、精確的會議記錄有助於確保會議中的重要信息不會遺漏或被遺忘，有利於後續的跟進和工作安排。
¶ 決議事項
- 在會議管理系統中，可以添加即決議事項。當在會議中需要做出決策時，可以創建一個即決議事項。決議事項是指會議中對一個或多個問題所做的正式決定或決策。一份完整的決議事項應該包含以下內容：
- 決議的主題：明確標明決策的主要內容，如公司策略、預算、營銷計劃等。
- 決策內容：具體列舉決策的內容，例如公司決定擴展某個業務項目、修改產品設計方案等。
- 決策背景：對決策的背景進行簡要介紹，包括決策的原因、必要性和重要性等。
- 決策過程：對決策過程進行描述，包括會議時間、與會人員、討論內容和投票結果等。
- 決策依據：對決策依據進行詳細的解釋，包括相關數據、報告、分析、市場調查等，以支持決策的合理性和可行性。
- 決策效果：對決策的預期效果進行描述，包括實施該決策可能帶來的影響、優點和缺點等。
- 決策實施方案：對決策的具體實施方案進行描述，包括實施步驟、負責人、時間安排等。
- 決策負責人：確定具體負責實施決策的人員，明確他們的職責和工作內容。
- 相關附件：如果決策相關的文檔、數據或報告等有需要，可以在決策事項中進行附加和說明。
- 總之，一份完整的決策事項應該清晰、明確、具體地記錄下決策的全部內容和過程，以便將來對決策進行回顧和評估。
¶ 安全性議題
- 為了保障會議管理系統的安全性，系統需要進行身份驗證，只有經過授權的用戶才能訪問系統。同時，系統還需要對用戶提交的數據進行驗證和過濾，以防止注入攻擊和其他安全問題的出現。
¶ 會議室資料維護
- 會議室是一個專門用於舉行會議、研討會、培訓、演講和其他商務活動的專用場所。會議室通常配備了設計合理的桌椅、會議設備、投影儀、音響系統、網絡連接等必要的設施，以便與會人員能夠進行討論、交流和溝通。
- 會議室的規模和設備配備因應不同的需求和場合而有所差異。小型的會議室通常可以容納10-20人，而大型的會議室可以容納上百人。會議室的布置也會根據不同的需求和場合進行調整，例如劇場式布置、教室式布置、U形布置等。
- 企業、學校、政府機構、會議中心等機構通常都擁有自己的會議室，也有一些專門提供會議室租賃服務的機構。在現代商業環境中，會議室已經成為各種商務活動中必不可少的設施之一，它為企業和組織提供了一個高效、方便、舒適的場所，以進行各種形式的商務活動和交流。
¶ 會議室預約登記
- 會議室預約登記是指在需要使用會議室時，提前預約並登記使用該會議室的過程。通常，企業、學校、政府機構等機構都會有自己的會議室，而這些會議室往往是多人共享使用的，因此需要進行預約登記，以避免不必要的衝突和浪費。會議室預約登記的具體流程通常包括以下幾個步驟：
- 確定需要使用會議室的時間、地點、人數、用途等相關信息。
- 聯繫會議室管理人員或預約系統，進行預約登記。
- 在預約時提供所需的信息，例如會議主題、參會人員、設備要求等。
- 獲得預約確認，確定使用時間和場地，並在需要的時候支付相關費用。
- 使用會議室時，根據預定時間到達並進行相關設置，使用完畢後及時清理、退房。
- 通過會議室預約登記，可以有效地管理和利用會議室資源，避免衝突和浪費，提高工作效率。
¶ 檔案文件分享
- 檔案文件分享是指在網路上將檔案或文件共享給其他人，使其他人可以在他們的電腦上下載和使用這些檔案或文件。這種共享通常是通過雲端存儲服務、文件共享平台或P2P（對等）網絡進行的。
- 檔案分享可以包含各種不同的檔案和文件，例如圖片、音頻、視頻、文檔、軟體和應用程式等。這些檔案可以是個人或組織的原創作品，也可以是從其他網站或資源中獲得的。檔案分享的目的通常是使這些資源更廣泛地可用，並促進知識和資訊的分享和交流。
¶ 訪客預約及登記
- 訪客預約及登記是指在企業、學校、政府機構或其他組織中，為訪客提供預約和登記服務，以確保訪客能夠在安全、有序的條件下進入該組織的場所。
- 通常，訪客預約系統會在預定的日期和時間向訪客發送通知，確認預約的時間和地點。當訪客到達時，他們需要在接待區域進行登記，以便該組織可以確認他們的身份和目的，並為他們提供必要的證件或門禁卡。
- 訪客預約及登記系統的好處包括提高安全性、提高效率、減少時間浪費和降低管理成本。通過使用訪客預約系統，組織可以更好地控制誰可以進入他們的場所，並保護他們的財產和員工。同時，系統還可以提高接待的效率，減少人員的等待時間，使他們能夠更專注地處理其他的事務。
¶ 收件及領件作業
- 收件及領件作業是指在企業、辦公室、郵局或其他類似組織中，對寄出或收到的郵件、包裹或文件進行處理和管理的過程。
- 在收件作業中，接收方會檢查收到的郵件或包裹，確認其完整性和收件人的身份，然後將其妥善保管或進行進一步處理。這可能包括將郵件或包裹送到相應的部門或人員，或將其存放在一個安全的地方等待領件人來領取。
- 在領件作業中，領件人必須提供證明身份的文件，例如身份證件或收據，以證明他們有權領取該郵件或包裹。然後，他們會簽署收據以確認領件成功，接收方則會記錄相應的信息以供日後查詢。
- 收件及領件作業是一個重要的管理過程，通常需要專門的人員和系統來進行管理。它可以幫助組織確保所有寄出和收到的郵件、包裹或文件都得到了妥善的處理和管理，以及確保它們到達目標收件人的手中。
¶ 通訊錄
- 通訊錄是一個用來保存聯繫人資料的電子文檔或應用程式。通訊錄中包含了聯繫人的姓名、地址、電話號碼、電子郵件地址、社交媒體帳號等相關聯繫方式和資訊。通訊錄可以幫助人們更方便地管理和維護他們的聯繫人資料，以便在需要時能夠快速找到相關聯繫人的信息。
- 現代的通訊錄可以通過多種方式來存儲和管理，例如在個人電腦上的應用程式、在智能手機或平板電腦上的應用程式、在雲端存儲服務上的應用程式等。一些通訊錄還可以同步更新到不同的設備上，使得聯繫人資訊更加方便和容易訪問。
- 通訊錄對個人和組織來說都非常重要。它可以幫助人們更有效地組織和管理他們的聯繫人，並且在需要時更快地找到所需的聯繫人信息。對於企業或組織來說，通訊錄還可以幫助員工更好地協作和溝通，提高工作效率和生產力。
¶ 時間軸(Time Line)
- 時間軸是指用來展示一段時間內事件發生順序和時間長短的一種視覺化工具。通常時間軸呈現為一條橫向的線段，左端表示起始時間，右端表示結束時間，中間則標示了事件發生的時間點和時間長度。
- 時間軸可以用於展示各種事件的時間順序和時間長度，例如歷史事件、人物傳記、產品發展、項目進度等。時間軸可以幫助人們更清晰地理解和記憶事件的時間順序和相對時間長度，從而更好地理解事件的發展和影響。
- 現代的時間軸可以通過多種方式來創建和展示，例如在電子表格中建立時間軸、使用專門的時間軸軟件或應用程式、在網絡上構建互動式時間軸等。隨著技術的不斷進步，時間軸的展示方式也變得更加多樣化和生動，例如可以加入圖像、音頻、視頻等多媒體元素，使得時間軸更加生動、具有說服力和吸引力。
¶ 簽核申請表單
¶ 資訊問題處理單
- 資訊問題處理單是指在企業或組織中，用來記錄和跟?資訊技術問題的一種表單或系統。當一個資訊系統或應用程式出現問題時，使用者可以提交資訊問題處理單，以便讓資訊技術部門或相關技術人員進行解決。通常，資訊問題處理單包括了以下內容：
- 問題的描述和詳細信息，例如問題發生的時間、位置、頻率等。
- 影響範圍和程度，即問題對使用者或系統的影響程度和影響範圍。
- 問題優先級和處理時限，即問題的緊急程度和需要處理的時間限制。
- 處理人員和處理進度，即資訊技術部門或相關人員的處理情況和進度。
- 資訊問題處理單可以幫助組織更有效地管理和解決資訊技術問題，提高工作效率和客戶滿意度。通過定期分析和統計資訊問題處理單，企業或組織還可以發現和解決潛在的問題，進一步提高資訊技術的穩定性和可靠性。
¶ 系統變更需求確認書
- 系統變更需求確認書(System Change Request Form，簡稱 SCRF 單) 是一種文件，用於記錄和管理計算機系統或應用程式的變更需求。當企業或組織需要對現有的系統或應用程式進行變更時，使用者或管理人員可以提交系統變更需求確認書，以便進行相應的變更工作。系統變更需求確認書通常包含了以下內容：
- 變更需求的描述和詳細信息，包括變更內容、原因、目的、期望結果等。
- 變更的範圍和影響，即變更對系統或應用程式的影響範圍和程度。
- 變更的時限和優先級，即變更需要完成的時間和緊急程度。
- 變更的批准人和執行人，即確認變更的相關人員和執行變更的相關人員。
- 變更的審批和驗證程序，即確認變更的程序和要求相關人員進行驗證。
- 系統變更需求確認書可以幫助企業或組織更好地管理和控制系統變更，確保變更的有效性和穩定性，同時還可以記錄變更過程中的重要信息和決策，方便後續的審核和追蹤。
¶ 辦公用品請領
- 辦公用品請領是指在企業或組織中，員工向相應的主管或部門提出請求，以獲得所需的辦公用品，例如文具、印刷用品、電腦配件等。辦公用品請領的流程通常包括以下步驟：
- 員工填寫請領單，包括所需辦公用品的種類、數量、型號等信息。
- 請領單提交至相應主管或部門進行審核。
- 主管或部門審核請領單，確認請領的辦公用品符合相應的規定和預算要求。
- 主管或部門批准請領單後，通知相關人員進行辦公用品的購買、配送等工作。
- 辦公用品配送至相應的辦公室或部門，由相關人員進行接收和驗收。
- 通過辦公用品請領流程，企業或組織可以更好地控制辦公用品的使用和成本，確保辦公用品的供應和庫存的穩定性。同時，辦公用品請領流程還可以幫助企業或組織提高工作效率和員工滿意度，確保員工能夠及時獲得所需的辦公用品，進而提高工作效率和工作質量。
¶ 知識管理
¶ 電子書維護
¶ 前言
- 電子書（e-book）是指以電子形式存儲、呈現和閱讀的書籍或文本。通常，電子書可以在電腦、手機、平板電腦等設備上進行閱讀。在【智能總管】中，支援可以用 MarkDown 語法自行安排並撰寫電子書。
- https://markdown.tw/ 有一些常用的 MarkDown 語法的介紹，只要經過一些基本的練習，大部分的人都能很快地掌握基本的語法。
¶ 電子書的優點包括：
- 方便攜帶：電子書可以存儲在電腦或閱讀器上，並且不佔用實體空間，方便攜帶。
- 購買和下載方便：用戶可以在線上購買和下載電子書，避免了到書店購買的麻煩。
- 內容更新和擴充方便：電子書可以隨時更新和擴充內容，保持書籍的最新狀態。
- 檢索和查找方便：電子書可以進行全文搜索和查找，方便用戶查找特定的內容。
- 節省成本：由於電子書無需印刷和配送成本，因此可以比紙質書籍更便宜。
¶ 電子書內容維護
- 電子書內容維護是指對電子書內容進行管理、維護和更新的工作。具體而言，電子書內容維護的工作內容包括：
- 內容更新：對於已經出版的電子書，需要定期檢查內容，確保其中的信息和資料保持最新狀態，並及時進行更新。
- 內容修正：對於已經出版的電子書，需要檢查內容中是否存在錯誤或瑕疵，如果有，需要及時進行修正，以提高內容的質量和可靠性。
- 內容擴充：對於已經出版的電子書，可以根據讀者的反饋和需求，進行內容的擴充和補充，以提高內容的完整性和可讀性。
¶ 電子書查閱
- 相對於傳統的紙質書籍，電子書的查閱方式更加便捷和靈活。
¶ 電子書查閱的流程通常包括以下幾個步驟：
- 選擇電子書：由左側的選單，選擇需要查閱的電子書。
- 打開電子書：點選要閱讀的章節，並通過設備屏幕進行閱讀。
- 閱讀電子書：可以循序瀏覽閱讀，也可以通過全文檢索搜詢，對電子書進行閱讀和管理。
¶ 電子書查閱的優點在於：
- 方便：可以在電腦、平板電腦、智能手機等設備上隨時隨地進行查閱，不需要攜帶厚重的紙質書籍。
- 靈活：可以根據個人需要調整字體大小、背景色彩等閱讀環境，提高閱讀舒適度。
- 環保：不需要大量消耗紙張等資源，有利於環境保護。
第五章 PMS 專案管理
¶ PMS 專案管理
¶ 前言
- 專案管理設定的主要用途是幫助企業或組織更有效地計劃、組織、執行和監控專案，包括專案計劃、進度跟?、專案文檔管理等方面，從而更有效地管理專案的進度和風險。以下是專案管理設定的一些常見用途：
- 登入系統：輸入使用者名稱和密碼，進入首頁後，選擇上方的【專案管理】模組，即可進入模組的首頁。
- 計劃和排程：專案管理設定可以幫助企業或組織設定專案目標、計劃和排程，包括確定項目範圍、時間表、預算、資源等，從而確保項目能夠按照預期的時間表和預算進行。
- 任務分配和協作：專案管理設定可以幫助企業或組織分配任務、指派責任，並支持團隊協作，確保所有成員能夠清楚了解他們的任務和責任，並且能夠及時協作解決問題。
- 監控和控制：專案管理設定可以幫助企業或組織監控和控制項目進度、預算和質量等方面的風險和變化，從而確保項目能夠按照預期的目標和時間表進行，同時也可以及時調整計劃，以應對變化和風險。
- 檢查和報告：專案管理設定可以提供項目進度、財務和質量等方面的檢查和報告，確保項目監控和控制的有效性，同時也可以向上級管理層、股東和其他利益相關者提供相關報告。
- 專案管理設定可以幫助企業或組織更有效地計劃、組織、執行和監控項目，從而提高項目的成功率和效率，同時也可以增強團隊協作和溝通，並且能夠向相關方提供有效的報告和檢查。
¶ 關於 Scrum
- Scrum是一種敏捷專案管理方法，其主要內容包括以下幾個方面：
- 產品待辦清單(Product Backlog)：將產品需求按優先級排序，確定每個開發週期要完成的工作。
- 短週期開發(Sprint)：在一個短時間內，例如2至4週，開發一個可用的產品版本。每個短週期開發都是一個迭代，迭代後的產品版本必須是可用的，能夠交付給客戶。
- 衝刺待辦清單(Sprint Backlog)：選擇產品待辦清單中最高優先級的項目，確定這個短週期內要完成的工作。
- 日常站立會議(Daily Scrum)：每天進行的短會議，確保團隊成員在短週期開發中保持同步。
- 衝刺回顧會議(Sprint Review)：短週期結束後，開展的一個會議，檢查和驗收短週期開發的成果，決定下一個短週期要完成的工作。
- 衝刺回顧會議(Sprint Retrospective)：短週期結束後，團隊成員進行的一個會議，討論過去短週期中的問題，探討如何持續改進團隊合作和產品開發流程。
- 以上是Scrum專案管理的主要內容，這些方法可以幫助團隊保持高效、靈活地開發產品，並不斷改進產品和團隊的表現。
¶ 主要功能項目
- 目前【智能總管】的專案管理功能，大致可分為以下的各分類，稍後的章節會詳細的說明
¶ 專案管理
- 專案資料維護
- sprint 設定
- 專案類別設定
¶ 專案作業
- Product Backlog Item
- issue 維護
¶ 專案分析報表
- 專案進度一覽表
¶ 專案基本資料
¶ 專案資料維護
- 基本的新增、刪除、修改等操作，請參考第一章的完整說明，此處不再贅述。
- 【智能總管】內的專案管理系統，基本上是以 SCRUM 為核心理念開發。SCRUM 是一種敏捷軟體開發框架，用於協助團隊更有效地管理和執行軟體項目。
¶ 如果將 SCRUM 實現成一個系統，應該包括以下功能：
- 產品待辦清單(Product Backlog Item)：產品待辦清單是 SCRUM 中非常重要的一個概念，代表著需要完成的所有任務和功能。系統應該支援建立和維護產品待辦清單，包括添加新功能、更改現有功能、分配優先順序等等。
- 再評估和更新產品待辦清單：產品待辦清單應該是一個動態的清單，需要進行定期再評估和更新。系統應該支援進行產品待辦清單的再評估和更新，包括修改優先順序、添加新功能、移除不必要的功能等等。
- 迭代計劃會議：迭代計劃會議是 SCRUM 中用於規劃迭代週期的會議。系統應該支援迭代計劃會議的設定，包括議程設定、會議時間、會議參與者等等。
- 迭代目標和計劃：系統應該支援建立和維護迭代目標和計劃，包括確定迭代的目標和計劃、分配任務和功能、設定時間表等等。
- 日常會議：日常會議是 SCRUM 中用於維護團隊進度的會議。系統應該支援日常會議的設定，包括議程設定、會議時間、會議參與者等等。
- 迭代回顧會議：迭代回顧會議是 SCRUM 中用於回顧迭代週期的會議。系統應該支援迭代回顧會議的設定，包括議程設定、會議時間、會議參與者等等。
- 甘特圖：甘特圖是一種用於視覺化項目進度的工具。系統應該支援建立和維護甘特圖，包括更新進度、調整時間表、添加新任務等等。
- 團隊管理：系統應該支援團隊管理，包括分配任務、分配角色、確定負責人等等。
- 報告和分析：系統應該支援報告和分析功能，包括項目進度、團隊績效、項目成本等等。
- 統計圖表：系統應該支援統計圖表，包括進度圖、燃耗圖、缺陷率圖等等。
- 整合版控：系統應該支援整合版控功能，包括版本控制、協作開發、自動化部署等等。
- 通知和提醒：系統應該支援通知和提醒功能，包括任務分配、進度更新、緊急事件等等。
- 文檔管理：系統應該支援文檔管理，包括項目相關文檔的維護、共享、儲存等等。
- 以上是 SCRUM 系統應該包括的功能，這些功能能夠協助團隊在 SCRUM 框架下進行敏捷開發，更加有效地管理和執行項目。PS：部分的功能是實作再 OAS 系統中，部分功能仍在繼續完善中。
¶ sprint 設定
- 產品類別可以用來將產品分類成不同的類別，例如食品、服飾、電子產品等。使用者可以在進行產品查詢、統計、分析時，根據不同的類別進行篩選，以方便快速地找到所需的產品。
¶ 專案類別設定
- 倉庫設定可以用來建立不同的倉庫，並將產品分配到相應的倉庫中。在庫存管理、調度、發貨等作業中，使用者可以根據不同倉庫的庫存量進行相應的操作，以確保庫存的準確性和及時性。
¶ 專案日常作業
¶ Product Backlog Item
- 基本的新增、刪除、修改等操作，請參考第一章的完整說明，此處不再贅述。
- 產品待辦清單設定的用途是協助企業或團隊更好地管理產品開發流程，從而提高產品開發效率和品質。
- 產品待辦清單(Product Backlog Item) 是 SCRUM 中非常重要的一個概念，代表著需要完成的所有任務和功能。系統應該支援建立和維護產品待辦清單，包括添加新功能、更改現有功能、分配優先順序等等。
¶ 以下是產品待辦清單(以下簡稱 PBI) 常見的用途：
- 專案計劃：產品待辦清單可以協助企業或團隊制定產品開發計劃，明確各個任務的優先級別、截止日期、負責人等，從而幫助團隊更好地掌握開發進度。
- 任務分配：產品待辦清單可以協助企業或團隊將任務分配給特定的團隊成員或個人，從而更好地掌握每個人的工作負載和進度。
- 優先級別管理：產品待辦清單可以協助企業或團隊明確各個任務的優先級別，從而幫助團隊更好地掌握開發進度和資源分配。
- 開發進度追蹤：產品待辦清單可以協助企業或團隊追蹤每個任務的進度，及時發現問題並進行調整。
- 資源分配：產品待辦清單可以協助企業或團隊更好地分配資源，如時間、預算、人力等，從而更好地掌握開發進度和資源利用率。
- 綜上所述，產品待辦清單設定可以幫助企業或團隊更好地管理產品開發流程，提高產品開發效率和品質，同時也可以更好地掌握開發進度和資源利用率，從而更好地實現產品開發目標。
¶ issue 維護
Issue設定的用途是協助企業或團隊更好地追蹤和管理軟體開發過程中所發現的問題和缺陷，從而提高軟體開發的品質和效率。以下是一些常見的用途：
- 問題追蹤：Issue設定可以協助企業或團隊記錄和追蹤所有問題和缺陷，從而幫助團隊更好地掌握問題的性質、優先級別、影響範圍等。
- 問題分類：Issue設定可以協助企業或團隊將問題分類，如崩潰、錯誤、性能問題等，從而幫助團隊更好地進行問題分析和解決。
- 問題指派：Issue設定可以協助企業或團隊將問題指派給特定的開發人員或團隊，從而更好地掌握每個人的工作負載和進度。
- 問題解決：Issue設定可以協助企業或團隊跟?問題的解決情況，包括解決進度、解決方案、測試結果等，從而及時發現問題並進行調整。
- 數據分析：Issue設定可以協助企業或團隊對問題數據進行分析，如問題數量、解決時間、解決率等，從而幫助團隊更好地掌握開發過程中的問題情況，以及對軟體開發流程進行優化和改進。
- 綜上所述，Issue設定可以幫助企業或團隊更好地管理軟體開發過程中的問題和缺陷，提高軟體開發的品質和效率，同時也可以更好地掌握問題的性質、優先級別、影響範圍等，從而更好地實現軟體開發目標。
¶ 專案分析報表
¶ 專案進度一覽表
- 基本的查詢等操作，請參考第一章的完整說明，此處不再贅述。
- 專案進度一覽表通常用於跟蹤專案的進度和狀態，以便團隊能夠更好地管理專案、調整計劃和實現目標。
¶ 以下是專案進度一覽表的用途：
- 監控專案進度：專案進度一覽表可以讓團隊快速查看專案的狀態和進度，從而更好地了解專案的整體情況。團隊可以根據進度一覽表的信息進行相應的調整和決策，以確保專案能夠按時完成。
- 管理工作負載：專案進度一覽表可以幫助團隊更好地管理工作負載，確保團隊成員的工作量合理分配。團隊可以根據進度一覽表的信息進行相應的調整和分配，以確保每個成員都有足夠的時間和資源完成自己的任務。
- 提高溝通效率：專案進度一覽表可以幫助團隊更好地溝通和協作，確保每個人都能夠及時了解專案的進度和狀態。團隊可以根據進度一覽表的信息進行相應的討論和決策，從而提高溝通效率和效果。
- 確定優先順序：專案進度一覽表可以幫助團隊更好地確定專案中各個任務和活動的優先順序，從而確保專案能夠按時完成並實現目標。團隊可以根據進度一覽表的信息進行相應的調整和決策，以確保最重要的任務優先完成。
- 監控風險：專案進度一覽表可以幫助團隊更好地監控專案中可能存在的風險，從而及時進行相應的調整和措施。團隊可以根據進度一覽表的信息進行風險分析和評估，從而確保專案能夠順利進行並達到預期目標。
- 總之，專案進度一覽表是一個重要的工具，可以幫助團隊更好地管理專案、協調工作、優化資源分配、提高溝通效率，並及時解決可能存在的問題和風險，從而確保專案能夠按時完成並達到預期目標。在使用專案進度一覽表時，團隊應該及時更新和調整進度信息，及時通報問題和風險，以確保專案進展順利。同時，團隊應該根據進度一覽表的信息，及時進行相應的調整和決策，以確保專案能夠按時完成並實現目標。
第六章 HRS 考勤管理
¶ HRS 考勤管理
¶ 前言
- 考勤管理設定的主要用途是幫助企業或組織有效地管理和監控員工的出勤和工時，從而確保員工的勞動條件符合法律要求，同時也能夠增強員工的工作效率和生產力。以下是考勤管理設定的一些常見用途：
- 登入系統：輸入使用者名稱和密碼，進入首頁後，選擇上方的【人資考勤】模組，即可進入模組的首頁。
- 紀錄出勤和工時：考勤管理設定可以幫助企業或組織記錄員工的出勤和工時，包括上下班時間、加班時間、休假時間等，從而確保員工的勞動條件符合法律要求，同時也能夠為企業或組織提供有效的管理和監控手段。
- 自動計算工時和薪資：考勤管理設定可以自動計算員工的工時和薪資，從而減少人工計算和錯誤，同時也可以節省時間和成本。
- 考勤報表和統計：考勤管理設定可以生成考勤報表和統計數據，例如出勤率、缺勤次數、加班時數等，從而幫助企業或組織更好地管理和監控員工的出勤和工時。
- 數據分析和決策支持：考勤管理設定可以通過數據分析和報表生成，幫助企業或組織了解員工的勞動條件和工作狀況，從而提供決策支持，例如調整工時、加薪、培訓等。
- 考勤管理設定可以幫助企業或組織有效地管理和監控員工的出勤和工時，從而確保員工的勞動條件符合法律要求，同時也能夠增強員工的工作效率和生產力。
¶ 主要功能項目
- 目前【智能總管】的考勤功能，大致可分為以下的各分類，稍後的章節會詳細的說明
¶ 人資基本設定
- 假別設定
¶ 考勤單據
- 請假單
- 忘打卡調整單
- 加班事後申報單
¶ 持續開發的功能
- 考勤系統是一個管理和記錄員工出勤和缺勤的系統，通常應包括以下功能，目前尚有部分功能開發中，未來會持續實作並更新版本：
- 員工登錄：考勤系統應該支援員工登錄，包括新員工的登錄和現有員工的資料更新。
- 考勤記錄：考勤系統應該能夠記錄員工的上班時間、下班時間、請假時間、加班時間、出差時間等考勤記錄。
- 考勤統計：考勤系統應該能夠對考勤記錄進行統計分析，例如計算員工的工時、請假時數、出勤率、遲到次數等指標。
- 假期管理：考勤系統應該支援員工假期管理，例如顯示員工的年假、病假、事假、婚假、產假等假期狀態和使用情況。
- 請假系統：考勤系統應該支援員工請假系統，讓員工可以在系統中提交請假申請，主管可以在系統中批准或拒絕請假申請。
- 加班管理：考勤系統應該支援員工加班管理，例如記錄加班時間和原因，讓主管可以審批加班申請。
- 出差管理：考勤系統應該支援員工出差管理，例如記錄出差時間、目的地和花費，讓主管可以審批出差申請。
- 異常考勤管理：考勤系統應該支援異常考勤管理，例如記錄員工的遲到、早退、缺勤、打卡異常等情況，並進行統計分析。
- 報表生成：考勤系統應該支援報表生成，例如生成每月的考勤報表、出勤狀態報表、請假統計報表等報表，方便管理人員進行報表分析和查詢。
- 加班補休：考勤系統應該支援員工加班補休，讓員工可以在系統中申請補休，主管可以在系統中批准或拒絕申請。
- 外出打卡：考勤系統應該支援員工外出打卡，例如外出執勤、醫療等需要外出的職業，可以在系統中打卡，紀錄外出時間。
- 遲到早退處理：考勤系統應該支援遲到和早退的處理，例如對遲到早退的員工進行罰款、記點等處罰，提高員工出勤紀律。
- 實時監控：考勤系統應該支援實時監控，讓管理人員可以隨時查看員工的出勤情況，及時發現異常情況，及時處理。
- 接口整合：考勤系統應該支援接口整合，可以與公司內部其他系統整合，如HR系統、薪酬管理系統等，實現數據共享和自動化流程。
- 應用場景：考勤系統的應用場景可以包括辦公室、工廠、餐廳、醫院、學校等，能夠適應不同行業和場景的需求。
- 綜上所述，考勤系統對企業的人力資源管理非常重要，不僅可以提高管理效率和精確度，還可以幫助企業節省人力成本和減少管理風險。這些功能可以幫助企業更好地管理員工的出勤和假期，提高管理效率和精確度，減少因為人工操作錯誤帶來的問題，同時也讓員工更加方便快捷
¶ 考勤基本資料
¶ 假別設定
- 假別是指在公司或組織中，員工可以申請的不同類型的假期或休假。
¶ 以下是一些常見的假別及其用途說明：
- 年假：是根據員工的工作年資所設定的假期，員工可以利用這段時間來休息、旅遊或處理私人事務。
- 病假：是員工因生病或身體不適而需要休息的假期，這種假別通常需要提供醫療證明。
- 事假：是員工因私人事務而需要請假的假期，例如家庭緊急事故、婚禮、喪禮等。
- 特休：是根據公司或組織內部規定，給予員工的額外假期，例如生日假、勞動節假期等。
- 陪產假：是父親或配偶可以請假照顧產婦或新生兒的假期。
- 育嬰假：是員工因照顧幼兒而需要休息的假期，這種假別通常在孩子出生後的頭幾年內適用。
- 調休：是員工在工作日加班後，可以用來換取額外的休假時間的假別。
- 以上是一些常見的假別及其用途說明，不同公司或組織可能會有自己的特定假別和用途。
¶ 考勤單據
¶ 請假單
- 請假單是員工在申請假期時需要填寫的表格，該表格通常會列出以下內容：
- 員工基本資料：包括姓名、職務、部門等基本資料，以便公司或組織確認申請者的身份和所屬部門。
- 假期類型：員工需要在表格上指明所申請的假期類型，例如年假、病假、事假等。
- 申請時間：員工需要在表格上指明所申請的假期起始日期和結束日期，以及休假天數。
- 事由說明：員工需要在表格上簡要說明請假的原因，例如病因、家庭緊急事故等。
- 簽名：員工需要在表格上簽名，以確認申請的真實性和正確性。
- 請假單的用途是確保假期申請遵守公司或組織的規定和程序，並為公司或組織提供管理假期和員工時間表的便利。同時，請假單也可以作為員工與公司或組織之間的溝通工具，讓雙方都清楚了解假期申請的內容和細節，以避免任何不必要的爭議或誤解。
¶ 忘打卡調整單
- 忘打卡調整單是員工在忘記打卡或打卡記錯時需要填寫的表格，該表格通常會列出以下內容：
- 員工基本資料：包括姓名、職務、部門等基本資料，以便公司或組織確認申請者的身份和所屬部門。
- 打卡調整時間：員工需要在表格上指明忘記打卡或打卡記錯的日期和實際打卡時間。
- 事由說明：員工需要在表格上簡要說明忘記打卡或打卡記錯的原因，例如疏忽、技術問題等。
- 簽名：員工需要在表格上簽名，以確認申請的真實性和正確性。
- 忘打卡調整單的用途是讓公司或組織確認員工的打卡狀況，進而調整員工的出勤記錄和薪資。同時，忘打卡調整單也可以作為員工與公司或組織之間的溝通工具，讓雙方都清楚了解員工的出勤狀況和調整情況，以避免任何不必要的爭議或誤解。
¶ 加班事後申報單
- 加班事後申報單是員工在完成加班後需要填寫的表格，該表格通常會列出以下內容：
- 員工基本資料：包括姓名、職務、部門等基本資料，以便公司或組織確認申請者的身份和所屬部門。
- 加班日期和時間：員工需要在表格上指明加班的日期和實際加班時間，以及每天的加班時數。
- 事由說明：員工需要在表格上簡要說明加班的原因，例如工作需要、客戶服務等。
- 簽名：員工需要在表格上簽名，以確認申請的真實性和正確性。
- 加班事後申報單的用途是讓公司或組織確認員工的加班情況，進而統計加班時數和支付加班費用。同時，加班事後申報單也可以作為員工與公司或組織之間的溝通工具，讓雙方都清楚了解員工的加班情況和支付方式，以避免任何不必要的爭議或誤解。此外，加班事後申報單還可以讓公司或組織了解員工的工作量和工作壓力，進而進行人力資源規劃和管理。
第七章 BPM 電子簽核系統
¶ BPM 電子簽核系統
¶ 前言
- 電子簽核管理的主要用途是讓企業或組織可以更有效率地管理文件、流程、以及相關的簽核程序。以下是幾個常見的用途：
- 登入系統：輸入使用者名稱和密碼，進入首頁後，選擇上方的【電子簽核】模組，即可進入電子簽核的首頁。
- 登入後的首頁：依次顯示【待簽核表單】【已簽核表單】及【已結案表單】。
- 簡化流程：使用電子簽核系統可以讓表單及文件的審核和簽核過程更加簡單和快速，可以省去傳統簽核方式的許多步驟和時間。
- 提高效率：電子簽核系統可以幫助企業或組織更快地完成簽核流程，減少簽核所需的時間，並且可以有效地減少簽核錯誤或延誤。
- 提高安全性：傳統的簽核方式存在許多風險，例如簽名被偽造或遺失，而電子簽核系統可以確保文件的安全性，因為只有被授權的人員才能進行簽核。
- 提升可追溯性：使用電子簽核系統可以提高文件的可追溯性，可以記錄每個步驟的詳細信息，從而提高對文檔流程的可監控性和可追蹤性。
- 降低成本：使用電子簽核系統可以減少紙張和印刷的使用，從而降低企業或組織的成本。
- 綜上所述，電子簽核管理設定可以讓企業或組織更加有效地管理文件、流程、以及相關的簽核程序，提高效率、安全性和可追溯性，同時也可以降低成本。
¶ 主要功能項目
- 目前【智能總管】的 BPM 功能，大致可分為以下的各分類，稍後的章節會詳細的說明
¶ 簽核設定
- 電子簽核設定
- 簽核流程設定
¶ 簽核流程
- 待簽核表單
- 已簽核表單
- 已結案表單
¶ 企業內部的各種簽核表單
- OAS 資訊中心
- HRS 考勤管理
¶ 簽核設定
¶ 電子簽核設定
- 在電子簽核系統中，流程設定是一個重要的功能，它可以幫助使用者設計、管理和自動化文件簽核流程，提高簽核的效率和準確性。以下說明包含了流程設定的詳細說明和操作指南：
- 登入系統：使用者需要先登入【電子簽核】系統，進入到系統的主界面。
- 選擇流程設定：在系統主界面上，使用者可以看到許多功能模塊，其中包括流程設定模塊。點擊該模塊，進入到流程設定頁面。
- 創建新的流程：在流程設定頁面上，使用者可以創建新的流程。點擊“新建流程”按鈕，進入到流程創建界面。
- 配置簽核節點：在流程創建界面上，使用者需要配置簽核節點。簽核節點是指簽核流程中的每個簽核環節，例如“申請人”、“主管”、“財務經理”等。對於每個簽核節點，使用者需要指定簽核人、簽核方式、簽核限期等信息。
- 定義簽核條件：在流程創建界面上，使用者還需要定義簽核條件。簽核條件是指觸發簽核流程的條件，例如當總金額超過1000元時，需要進行簽核流程。使用者可以設定多個簽核條件，以實現更加靈活和智能的簽核流程。
- 設定簽核模板：在流程創建界面上，使用者還需要設定簽核模板。簽核模板是指簽核流程中使用的表單、文件或文檔。使用者可以設定多個簽核模板，以滿足不同的簽核流程需求。
- 完成流程設定：在設定好簽核節點、簽核條件和簽核模板後，使用者需要點擊“保存”按鈕，完成流程設定。
- 測試簽核流程：在流程設定完成後，使用者可以測試簽核流程。在測試過程中，使用者可以模擬不同的簽核情境，反覆的操作以確認設定符合使用者的需求。
¶ 以實際情境案例說明
- 以下我們以【請假簽核流程】為範例，配合下一章節的實例，詳細說明一個完整的流程設計及實際使用的情境案例
¶ 流程設定
- A公司的請假規定如下：
- a. 請假前請先安排好代理人
- b. 3天內的請假單，由直屬主管同意即可
- c. 超過3天(含)，則必須簽到總經理同意
- d. 簽完後由 HR 統一管理
- 根據以上的規定，開始設計簽核流程。
- 【新增】電子簽核設定，輸入流程名稱、功能代號及來源單的資訊。
- 點擊【流程設定】按鈕，會開啟流程設定的主畫面
- 設定直屬主管(MANAGER) 及代理人等
- 代理人(原表單上的欄位)
- 直屬主管(manager)
- 天數判斷
- 確認正確並存檔
¶ 流程寫入
- 點擊【流程寫入】按鈕，會將【流程設定】中的圖形化介面的設定，轉為資料庫的可解讀格式。
¶ 簽核流程設定
- 前一步驟的【流程寫入】會將圖形化介面的設定，轉為資料庫的可解讀格式，本程式可以先確認流程設定是否正確，並可依實際需求調整。
- 由【startNode】開始串聯所有的簽核程序，一般的節點代號是【nodeNode】，判斷條件用的節點是【condittionNode】
¶ 7-3 簽核流程
¶ 7-3-1 前言
- 請先參閱【1-7 表單簽核的操作流程】的詳細說明
- 延續前一節的實例，繼續以請假單為例，實際操作一次簽核流程。相關的細節，稍後會詳細說明。
¶ 常見的一些簽核表單
- 休假申請表：員工提交休假申請，經過主管的批准後，才能享受休假。
- 出差申請表：員工提交出差申請，經過主管的批准後，才能進行出差。
- 訂單申請表：員工提交訂單申請，經過相關部門的審批後，才能進行採購或製造。
- 購買申請表：員工提交購買申請，經過主管或財務部門的批准後，才能進行購買。
- 報銷申請表：員工提交報銷申請，經過主管或財務部門的審批後，才能獲得報銷款項。
- 加班申請表：員工提交加班申請，經過主管的批准後，才能進行加班。
- 請假申請表：學生提交請假申請，經過導師或系主任的批准後，才能享受請假。
- 專案申請表：員工提交專案申請，經過主管或項目負責人的批准後，才能開展項目。
- 以上是常見的簽核表單，實際上，它們可以應用於各種申請和請求行動，包括獎金申請、職位晉升申請、設備借用申請等等。
¶ 請假單範例的一些補充說明
- 企業的組織圖如下圖，本範例主要是要知道直屬主管是誰?
¶ 新增請假單
- 會由 201036(邱郁芳) 新增請假單(特休3天)，並於請假單中輸入 191006(歐陽龍) 為代理人，120912(陳進德) 為直屬主管
-
確認沒問題後，記得要先【查詢】再【上呈】，只有按下【上呈】，系統才會開始跑簽核流程。請務必要記得。
-
上呈後可以點擊【檢視流程簽核人】，就可以查看請假流程需要哪些人簽核。
¶ 7-3-2 待簽核表單
- 待簽核表單通常用於申請某些事項或請求某些行動(如採購用品)，需要經過一定的審批流程才能獲得批准或駁回。如果要退回或取消申請，也可以作廢申請表單。
¶ 切換登入者為 191006(歐陽龍) 為代理人後，就可以在【待簽核表單】的頁簽，看到這一筆請假單
-
切換登入者
-
待簽核表單
¶ 點選【連結原單】後，按【同意】即可進入下個一個簽核流程(人員)
- 連結原單
- 同意
¶ 可以到【簽核歷程】看到本請假單的所有簽核過程
¶ 7-3-3 已簽核表單
- 已簽核表單通常表示某一審批流程已經完成，申請或請求已經得到批准或否決，但是尚未完成全部的審核程序。以下是已簽核表單的常見用途：
¶ 簽核過程中除了【同意】，另外還有【駁回】及【作廢】
- 以下示範主管要求補件，先駁回，然後再重送，最後結案的流程
- 用 120912(陳進德) 直屬主管登入，會看到待簽核表單
- 駁回：退回 201036(邱郁芳) 原起單人(可以指定退回人)
- 作廢：只有原起單人，才能作廢，作廢按鈕才會亮起來。
- 本案例繼續往下簽核，重複同意的步驟後，最後一關就會自動結案。(查看全部的簽核歷程)
¶ 7-3-4 已結案表單
- 已結案表單通常表示某一項流程已經完成並且不再需要進一步的操作或審批。以下是已結案表單的常見用途：
第八章 CRM 客戶關係管理
¶ CRM 客戶關係管理
¶ 前言
- CRM(客戶關係管理) 的主要用途是協助企業或組織有效地管理客戶關係，從而提高客戶滿意度、增加客戶忠誠度、提高銷售量以及提高業務績效。以下是幾個常見的用途：
- 登入系統：輸入使用者名稱和密碼，進入首頁後，選擇上方的【客戶關係】模組，即可進入模組的首頁。
- 客戶資料管理：CRM系統可以協助企業或組織儲存客戶的資料，包括客戶聯繫方式、購買歷史、客戶偏好等，以便在日後與客戶互動時提供更好的服務。
- 銷售機會管理：CRM系統可以協助企業或組織追蹤銷售機會，例如網站訪問者、銷售線索以及銷售機會等，並且可以將這些資訊整合在一起以便更好地管理和追蹤。
- 訂單管理：CRM系統可以協助企業或組織更有效地管理客戶訂單，包括訂單進度追蹤、訂單處理、付款管理等，從而提高客戶滿意度。
- 客戶服務管理：CRM系統可以協助企業或組織提供更好的客戶服務，例如處理客戶投訴、提供客戶支援以及解決客戶問題等。
- 業務分析：CRM系統可以協助企業或組織分析銷售數據、客戶資料以及市場趨勢等，從而獲得更深入的市場洞察和業務洞察，從而幫助企業或組織更好地制定商業策略和計劃。
- 綜上所述，CRM管理設定可以幫助企業或組織更有效地管理客戶關係，提高客戶滿意度、增加客戶忠誠度、提高銷售量以及提高業務績效，同時也可以提高客戶服務水平和市場洞察力。
¶ 主要功能項目
- 目前【智能總管】的 CRM 功能，大致可分為以下的各分類，稍後的章節會詳細的說明
¶ 日常單據作業
- 客戶訂購單
¶ 行銷活動管理
- 客戶商機管理
- 潛在客戶資料
- 潛在客戶來源
- 新客電話開發
- 客戶拜訪紀錄
- 拜訪記錄類別
- 競爭對手管理
- 電話留言單
¶ 明細分析日報表
- 訂購單明細表
- 訂單群組別日報表
¶ 統計圖表
- 客戶訂單排行統計圖
- 樞紐分析(Demo)
¶ 會員相關資料
- 會員等級設定
- 會員資料維護
- 特殊會員等級設定
- 會員交易明細
¶ 會員行銷相關
- Coupon 發放管理
¶ 日常單據作業
¶ 客戶訂購單
- 基本的新增、刪除、修改等操作，請參考第一章的完整說明，此處不再贅述。
- 客戶訂單是指客戶向某個公司或組織提交的購買要求，是一個企業的營運中極為重要的一環。當客戶需要購買某種產品或服務時，他們可以通過訂單表格、網站、電子郵件等方式向公司提交訂單。
¶ 客戶訂單通常包含以下信息：
- 產品或服務：客戶需要購買的產品或服務的名稱、型號、規格等。
- 數量：客戶需要購買的產品或服務的數量。
- 單價：每個產品或服務的價格。
- 總價：客戶需要支付的總價格等。
¶ 新增訂單
- 使用者可以通過以下步驟在系統中新增一筆客戶訂單：
- 請注意：本系統新增訂單分為2個步驟，先輸入表頭資料，並存檔後。再繼續逐筆輸入表身的明細資料。
- a. 點擊【新增】按鈕，進入新增訂單界面。
- b. 在新增訂單界面中，輸入客戶的基本資訊，例如訂單編號、訂單日期、客戶姓名、聯絡方式等。
- c. 點擊【確認】按鈕，系統將保存新增的訂單表頭資料。
- 按【修改】繼續輸入訂單產品的相關資訊，例如產品名稱、規格、單價、數量等。
¶ 修改訂單
- 找到需要修改的訂單，然後點擊「編輯」按鈕。
- 在編輯訂單界面中，修改需要更新的資訊，例如訂單日期、產品名稱、數量等。
- 和新增有所不同的是，修改可以同時修改表頭及表身明細資料。
- 點擊【確認修改】按鈕，系統將更新
¶ 刪除訂單
- 在訂單管理界面中，勾選需要刪除的訂單，然後點擊【刪除】按鈕。
- 在彈出的提示窗口中，確認刪除操作。
- 系統將刪除所選中的訂單資料。
¶ 注意事項：
- 在使用客戶訂單系統時，請確認輸入的信息正確無誤。
- 如果需要修改或刪除已經建立的訂單，請謹慎操作，確認操作無誤。
- 如有任何問題或困難，請聯繫客戶服務部門尋求幫助。
¶ 行銷活動管理
¶ 客戶商機管理
- 基本的新增、刪除、修改等操作，請參考第一章的完整說明，此處不再贅述。
- 客戶商機管理是指一種組織或公司使用的系統或流程，用於追蹤和管理與潛在客戶相關的信息，以便更好地了解客戶需求和提供解決方案。
¶ 以下是客戶商機管理的幾個用途：
- 管理客戶資料：客戶商機管理系統可以幫助組織存儲和管理客戶的基本信息，如聯繫信息、公司名稱、職位和其他重要資訊，以便組織可以更容易地跟進與客戶的互動和交易。
- 了解客戶需求：通過使用客戶商機管理系統，組織可以跟蹤和分析潛在客戶的需求和要求，以便更好地了解其需求和提供解決方案。
- 提高客戶互動效率：客戶商機管理系統可以自動化很多流程，如郵件發送和提醒，以提高組織與客戶的互動效率，從而更好地了解客戶需求和提供更好的服務。
- 擴大客戶基礎：客戶商機管理系統可以幫助組織追蹤和管理潛在客戶，從而擴大客戶基礎。它可以幫助組織為新客戶提供優質服務，吸引新客戶並保持現有客戶。
- 提高銷售業績：客戶商機管理系統可以幫助組織跟進和管理銷售機會，提高銷售效率和業績。它可以幫助銷售團隊更好地跟進銷售機會，從而提高銷售成功率和收入。
- 綜上所述，客戶商機管理系統可以幫助組織更好地了解客戶需求、提高客戶互動效率、擴大客戶基礎和提高銷售業績。
¶ 潛在客戶資料
- 潛在客戶是指那些有可能成為你產品或服務的消費者，但尚未與你的企業建立聯繫或進行交易的人或公司。他們可能對你的產品或服務有興趣，但還沒有採取行動購買或使用。
- 企業可以通過各種行銷手段和策略來吸引潛在客戶的關注，建立與他們的聯繫，並最終將他們轉化為實際客戶。總之，潛在客戶對於企業的銷售和市場營銷至關重要，是企業開展業務和擴大市場的關鍵。
¶ 資料應該包括以下內容：
- 需求和痛點：包括潛在客戶的需求和痛點，即客戶面臨的問題和需求，企業可以通過這些信息提供相應的解決方案和服務。
- 購買意向和預算：包括潛在客戶的購買意向和預算，這些信息可以幫助企業了解客戶的購買意向和能力，進而制定相應的銷售和推廣策略。
- 訪問紀錄：包括與潛在客戶的溝通紀錄、訪問時間、訪問內容等，這些信息可以幫助企業了解客戶的反應和需求，進而進行更有針對性的銷售和推廣。
¶ 潛在客戶來源
- 潛在客戶來源是指企業或銷售團隊獲取潛在客戶的途徑和方法。以下是一些常見的潛在客戶來源：
- 行銷活動：企業可以通過舉辦各種線上線下的行銷活動，如展覽會、網絡營銷、廣告宣傳等，吸引潛在客戶關注和參與，進而獲得潛在客戶信息。
- 市場調查：企業可以通過市場調查瞭解目標客戶群體的需求和偏好，進而確定潛在客戶的身份和特徵，有針對性地進行銷售和推廣。
- 推薦介紹：企業可以通過現有客戶的推薦介紹獲得潛在客戶，因為已經使用過產品或服務的客戶對產品或服務的評價和口碑對潛在客戶有一定的影響力。
- 社交媒體：企業可以通過社交媒體平台，如微信、微博、Facebook、LinkedIn等，與潛在客戶建立聯繫，提高品牌知名度和網絡曝光率，進而獲得潛在客戶信息。
- 搜索引擎：企業可以通過搜索引擎優化(SEO)技術，提高網站在搜索引擎結果頁的排名，吸引潛在客戶訪問和了解企業和產品或服務。
- 總之，潛在客戶來源多種多樣，企業需要選擇合適的途徑和方法，制定相應的銷售和推廣策略，提高潛在客戶轉化率和銷售業績。
¶ 新客電話開發
- 新客戶的電話開發紀錄是一份記錄新客戶聯繫歷程和談話內容的文檔，通常用於銷售和市場營銷等部門，以幫助銷售人員更好地了解潛在客戶的需求、痛點、興趣和意向，進而進行更有效的銷售和推廣。這份紀錄通常包含以下信息：
- 時間和日期：記錄通話的時間和日期，幫助銷售人員了解最近的聯繫歷程。
- 客戶姓名和聯繫方式：記錄客戶的姓名、聯繫方式，如電話號碼、電子郵件等，以便在未來進行跟進聯繫。
- 聯繫目的：記錄通話的目的和目標，如了解客戶需求、提供產品信息等。
- 聯繫結果：記錄通話的結果，如客戶是否有興趣、是否有購買意向、是否需要更多信息等。
- 進一步跟進計劃：根據通話結果，記錄下一步的跟進計劃和行動，如發送產品資料、安排面談等。
- 這份紀錄可以幫助銷售人員更好地跟進潛在客戶，了解客戶需求，並及時掌握客戶的狀態和意向，進而進行更有針對性的銷售和市場營銷活動。
¶ 客戶拜訪紀錄
- 客戶拜訪紀錄是一份記錄拜訪客戶時的詳細內容和談話內容的文檔，通常用於銷售、客戶服務和市場營銷等部門，以幫助企業更好地了解客戶需求、痛點和興趣，進而提供更加有針對性的產品和服務，加強與客戶之間的關係。這份紀錄通常包含以下內容：
- 拜訪時間和日期：記錄拜訪客戶的具體時間和日期，以便之後追蹤和跟進。
- 客戶基本信息：記錄客戶的基本信息，如公司名稱、聯繫人姓名、職位、聯繫方式等。
- 拜訪目的：記錄拜訪的目的和內容，如介紹產品、了解客戶需求、回饋客戶問題等。
- 談話內容：記錄拜訪期間的談話內容，包括客戶的反饋、意見、需求和建議等。
- 達成的成果：記錄拜訪過程中取得的成果，如達成協議、得到客戶的信任和支持等。
- 後續行動計劃：根據拜訪結果和客戶需求，制定下一步的跟進計劃和行動。
- 這份紀錄可以幫助企業更好地了解客戶需求和痛點，及時調整產品和服務策略，提高客戶滿意度和忠誠度，進而提高銷售和市場營銷效果。同時，這份紀錄也可以作為未來跟進和合作的參考依據。
¶ 拜訪記錄類別
- 拜訪記錄類別可以根據不同的需求和目的進行區分，通常可以分為以下幾種：
- 銷售拜訪記錄：記錄銷售人員拜訪潛在客戶或現有客戶時的談話內容、問題、需求和行動計劃等。
- 客戶服務拜訪記錄：記錄客戶服務人員拜訪客戶時的談話內容、客戶反饋、解決方案和後續行動等。
- 市場調研拜訪記錄：記錄市場調研人員拜訪客戶時的問題、需求、意見和建議等，以了解客戶對產品和服務的態度和看法。
- 合作夥伴拜訪記錄：記錄企業代表拜訪合作夥伴時的談話內容、合作計劃和行動計劃等，以促進合作關係的發展。
- 內部拜訪記錄：記錄企業內部人員之間進行的拜訪和會議時的談話內容、問題和行動計劃等，以協調和推進工作進程。
- 不同類別的拜訪記錄在內容和形式上可能有所不同，但都旨在幫助企業更好地了解客戶需求和痛點，加強與客戶或合作夥伴之間的關係，進而提高銷售和市場營銷效果。
¶ 競爭對手管理
- 競爭對手管理是企業在市場環境中對競爭對手進行分析、評估、追蹤和應對的過程。它可以幫助企業更好地了解市場競爭環境，了解競爭對手的優勢和劣勢，及時調整企業策略，保持競爭優勢。競爭對手管理通常包括以下幾個方面：
- 競爭對手分析：通過收集競爭對手的市場資訊、產品資訊、品牌形象、銷售策略等數據，分析競爭對手的優勢和劣勢，了解其競爭策略和市場地位。
- 競爭對手評估：基於競爭對手分析的結果，對競爭對手進行綜合評估，判斷其對企業的潛在威脅和機會，以及競爭對手的長期發展趨勢。
- 競爭對手追蹤：及時收集、追蹤競爭對手的動態，了解其最新的產品發展、市場策略、營銷活動等，以便及時調整企業策略。
- 競爭對手應對：根據競爭對手的分析、評估和追蹤結果，制定相應的應對策略，調整企業的產品、市場和營銷策略，提高企業的競爭力。
- 競爭對手管理是企業在市場競爭中保持競爭優勢的重要手段之一，通過對競爭對手的評估、追蹤和應對，能夠幫助企業更好地持續保持競爭優勢。
¶ 電話留言單
- 電話留言單指的是一個人或機構收到來自他人的未接來電後，將來電者留下的訊息紀錄下來的文件或記錄。這些留言通常包括留言者的姓名、聯絡方式、留言內容和留言時間等信息。
- 電話留言紀錄通常是為了方便人們追蹤未接來電者和留言內容而建立的，也是一種重要的商業溝通和客戶服務工具。通過留言紀錄，人們可以隨時隨地查看留言者的信息和留言內容，及時回應留言者的需求和問題。
- 現今，許多企業和機構都使用電話系統自動錄音和儲存未接來電及留言內容，以提高工作效率和客戶滿意度。
¶ 會員相關資料
¶ 前言
- 會員管理系統是一種管理企業或組織會員信息的系統。這個系統可以幫助企業或組織有效地管理會員信息，以及更好地與會員互動，提高會員參與度和忠誠度。以下是會員管理系統應該包含的主要功能：
- 注冊管理：會員管理系統應該支援會員的注冊管理，包括新會員注冊和現有會員信1.息的更新。注冊表單應該包含會員基本信息、聯繫方式、興趣和偏好等。
- 會員登錄：會員管理系統應該支援會員登錄，讓會員可以通過用戶名和密碼登錄系統，查看自己的個人信息、訂單記錄、消費記錄和積分等信息。
- 會員等級管理：會員管理系統應該支援會員等級管理，可以根據會員消費總額、購買頻率、積分等條件進行分級，不同等級的會員可以享有不同的優惠和福利。
- 積分管理：會員管理系統應該支援會員積分管理，可以根據會員消費金額和購買頻率等因素給會員發放積分，會員可以用積分換取禮品或享有優惠。
- 訂單管理：會員管理系統應該支援訂單管理，可以記錄會員的訂單信息，包括訂單編號、商品名稱、數量、金額、配送方式等。
- 支付管理：會員管理系統應該支援支付管理，可以支持多種支付方式，例如信用卡、支付寶、微信支付等，提高支付便利性和安全性。
- 會員互動管理：會員管理系統應該支援會員互動管理，可以向會員發送電子郵件、短信等通知，提高會員參與度和忠誠度。
- 安全管理：會員管理系統應該支援安全管理，包括用戶名和密碼管理、SSL加密、防火牆等安全措施，確保會員信息的安全性和保密性。
- 數據統計和分析：會員管理系統應該支援數據統計和分析，可以根據會員購買記錄、消費金額、積分和訂單等信息進行分析和報表生成，為企業或組織提供更好的決策依據。
- 客戶服務：會員管理系統應該支援客戶服務，包括客戶維護、客戶投訴、客戶建議等，確保客戶滿意度和忠誠度。這些功能可以通過電子郵件、在線聊天、客戶服務熱線等途徑實現。
- 總之，會員管理系統是一個非常重要的系統，可以幫助企業或組織更好地管理會員信息，提高會員參與度和忠誠度，進而提升企業或組織的競爭力和經濟效益。
¶ 會員等級設定
- 會員等級管理功能是一個重要的會員管理功能，它可以幫助企業建立良好的會員體系，提高會員的忠誠度和滿意度。
- 新增會員等級：系統管理員可以新增一個新的會員等級。在新增等級時，需要填寫等級名稱、該等級的特權和權益、所需積分和該等級對應的折扣等。
- 修改會員等級：系統管理員可以修改現有會員等級。在修改等級時，可以修改該等級的名稱、特權和權益、所需積分、折扣和其他相關信息。
- 刪除會員等級：系統管理員可以刪除現有會員等級。但是需要注意，在刪除等級時，該等級下的所有會員的等級都需要重新指定。
- 查詢會員等級：系統管理員和其他使用者可以查詢現有的會員等級，查詢內容包括等級名稱、所需積分、折扣、特權和權益等。
- 會員等級晉升：當會員滿足晉升條件時，系統會自動將其晉升到相應的會員等級，例如滿足一定消費額、累積一定積分等。
- 會員等級降級：當會員的積分不足或消費額不足以滿足該等級的標準時，系統會自動將其降級到相應的會員等級。
- 等級積分管理：系統可以根據會員的消費額、積分等信息對會員進行積分管理，以便會員可以根據積分進行升級或兌換獎勵。
- 折扣管理：系統可以根據不同的會員等級設定不同的折扣，以便會員享受不同的折扣。
- 通過會員等級管理功能，企業可以更好地了解會員的消費行為和需求，並針對性地制定促銷或其他營銷活動，以提高會員參與度和活躍度。
¶ 以下是會員等級管理功能的其他一些特點：
- 自動升級和降級：系統可以自動根據會員的消費行為和積分變化進行升級和降級，讓會員享受到更好的福利和折扣。
- 積分抵扣：會員可以使用積分來抵扣消費金額，以達到減少消費的目的。
- 促銷活動：系統可以根據會員等級和積分等信息制定不同的促銷活動，以激發會員的消費慾望和參與度。
- 數據分析：系統可以對會員的消費行為進行分析，以便企業更好地了解會員的需求和趨勢，從而針對性地制定銷售策略。
- 會員等級管理是一個重要的營銷手段，它可以幫助企業建立良好的會員體系，提高會員的忠誠度和滿意度，從而實現企業的營銷目標。
¶ 會員資料維護
- 會員資料是指一個個人或組織在加入某個組織或註冊某項服務時，提供的個人或組織相關信息。會員資料通常包括但不限於以下信息：
- 個人資訊：姓名、性別、生日、身份證號、地址、聯絡電話、電子郵件等。
- 組織資訊：公司名稱、公司地址、聯絡人姓名、聯絡人電話、聯絡人電子郵件等。
- 註冊信息：用戶名、密碼、安全問題、註冊日期等。
- 會員資料通常用於識別會員的身份，並且方便該組織或服務提供商與會員進行溝通和管理。在線上商店和網站中，會員資料還可以用於維護客戶訂單和交易記錄，為客戶提供更好的個性化服務。但是，為了保護會員的個人隱私和資料安全，管理員需要確保對這些資料進行適當的安全和保密措施。
¶ 特殊會員等級設定
- 特殊會員等級是指在某個組織或公司的會員制度中，針對某些特殊的群體，直接給定會員等級的一個特殊作法。一般的會員等級通常需要會員達到一定的條件才能升級，例如消費金額達到一定數額、年齡、會員資歷等等，但是特殊會員等級則無視這些條件，直接給定會員等級。
- 通過設立特殊會員等級，組織或公司可以特事特辦，增加某些特定人士的歸屬感和認同感。
¶ 會員交易明細
- 會員交易明細是指一個會員在某個組織或公司的購買和消費記錄。交易明細通常包括以下內容：
- 交易日期：進行交易的日期和時間。
- 交易類型：交易的類型，例如購買、退貨、取消等。
- 交易金額：交易涉及的金額，包括總金額和單個商品的金額。
- 交易商品：交易涉及的商品信息，包括商品名稱、數量、單價、折扣等。
- 交易編號：每個交易都有一個獨特的編號，便於記錄和查詢。
- 付款方式：交易所使用的付款方式，例如信用卡、現金、轉帳等。
- 發票信息：交易所開的發票信息，包括發票號碼、開票日期等。
- 通過會員交易明細，會員和組織可以方便地查詢和管理自己的交易記錄，包括購買的商品、消費金額、付款方式等信息。對於組織來說，交易明細還可以幫助組織分析消費者的購買習慣和行為，從而進一步提升產品和服務的品質，提高客戶滿意度和忠誠度。
¶ 會員行銷相關
¶ 前言
- 行銷是一個廣泛的領域，涵蓋了許多不同的功能和策略。以下是一些主要的行銷推廣方式說明
- 目標市場分析：分析目標市場的特點，包括人口結構、消費者行為、消費者需求和趨勢，以及競爭對手的情況。
- 市場定位：確定產品或服務在市場中的位置，並開發相應的市場定位策略，如差異化、定價策略、推廣策略等。
- 產品開發：開發新產品或改進現有產品，以滿足市場需求和顧客要求。
- 客戶關係管理：建立和維護良好的客戶關係，以促進銷售和客戶忠誠度。
- 市場推廣：利用各種媒體和手段，如廣告、促銷、公關、購物優惠券、電子郵件、社交媒體等，以宣傳產品或服務，吸引潛在客戶。
- 銷售管理：管理銷售團隊，確定銷售目標、設定銷售策略、培訓銷售人員、監測銷售結果等。
- 數據分析：利用數據分析工具，分析市場趨勢、銷售數據、顧客行為等，以制定更有效的市場策略。
- 品牌管理：建立和管理品牌形象，提高品牌知名度和認知度。
- 線上行銷：利用網站、社交媒體、電子商務平台等進行線上行銷，提高網絡曝光率和網絡銷售額。
- 行銷的成功與否取決於許多因素，如市場環境、產品或服務品質、競爭狀況、行銷策略的有效性等。因此，在實施行銷計劃時，需要全面考慮各種因素，並根據市場變化及時調整策略。
¶ 市場推廣
- 市場推廣的可行方案因行業、公司及產品而異。然而，以下是一些常見的可行方案：
- 社交媒體行銷：利用社交媒體平台如Facebook、Instagram、Twitter等進行市場推廣，建立品牌形象、提高知名度、促進銷售。
- 搜尋引擎優化：優化公司網站，提高在搜尋引擎中的排名，讓潛在客戶更容易找到公司的產品或服務。
- 內容行銷：創建有價值的內容，如部落格文章、視頻、圖像、電子書等，吸引潛在客戶，並提高公司的知名度和品牌忠誠度。
- 電子郵件行銷：通過電子郵件與現有或潛在客戶保持聯繫，分享新產品、促銷活動等信息，增加銷售機會。
- 口碑行銷：建立良好的口碑，通過客戶的口碑宣傳、推薦等方式吸引更多的客戶。
- 活動行銷：通過舉辦促銷活動、贈品、抽獎等方式吸引潛在客戶，增加銷售機會。
- 廣告投放：投放廣告到相?網站、??、?台、??等廣告媒介上，增加品牌曝光和?售机?。
- 需要強調的是，市場推廣策略應該根據產品或服務的性質、受眾的喜好和行為模式、公司的資源、目標和預算等因素來進行調整和選擇。
¶ Coupon 發放管理
- Coupon（優惠券）是一種促銷活動中常用的營銷工具，通常是商家發行給顧客，讓他們在購物時獲得折扣或其他優惠。以下是Coupon的幾個用途：
- 促進銷售：Coupon可以促進產品或服務的銷售。顧客通常會因為能夠獲得折扣或其他優惠而更願意購買。商家可以通過發放Coupon來促進銷售，尤其是在銷售淡季或庫存過剩時。
- 增加顧客忠誠度：當顧客獲得了Coupon的優惠，他們往往會感到受到商家的特別關注，進而增加對商家的忠誠度。如果Coupon的使用對顧客體驗產生了積極影響，顧客可能會更愿意與商家建立長期關係。
- 促進產品試用：對於新產品或服務，商家可以發放Coupon來促進顧客試用。通過讓顧客獲得折扣或免費體驗的機會，他們可以更輕鬆地嘗試新產品，從而提高產品的曝光率和銷售。
- 廣告宣傳：Coupon本身就是一種廣告宣傳方式。商家可以通過各種渠道發布Coupon，例如網站、社交媒體、電子郵件等，以增加品牌知名度和吸引更多的潛在顧客。
- 減少庫存：商家可以通過發放Coupon來減少庫存。例如，在產品快過期或季節性產品的銷售期結束前，商家可以發放Coupon來促進庫存清理，從而降低成本。
- 綜上所述，Coupon可以促進銷售、增加顧客忠誠度、促進產品試用、作為廣告宣傳方式和減少庫存等。商家可以根據自己的促銷需求和策略來發放Coupon，從而實現不同的目標。