ERPNext 的真正價值不在「功能多」，而在「流程通」。以下以一家 中小型貿易/製造企業 為例，說明三大核心業務如何在單一系統內無縫運作，打破部門牆、消除重複輸入、確保資料一致。
情境：客戶詢問「筆電 A 型」報價 → 下單 → 出貨 → 開票 → 收款
| 步驟 | 操作模組 | 系統自動動作 | 企業價值 |
|---|---|---|---|
| 1. 報價 | 銷售 → 報價單（Quotation） | - 填入產品、數量、折扣 - 系統自動計算稅額與總價 |
快速提供專業報價，提升成交率 |
| 2. 轉訂單 | 銷售 → 銷售訂單（Sales Order） | 點擊「轉為訂單」→ 自動複製報價內容 | 避免重複輸入，確保報價與訂單一致 |
| 3. 檢查庫存 | 庫存模組（自動觸發） | - 若庫存不足，標示「缺貨」 - 若為自製品，自動建議開立「生產工單」 |
避免超賣，提前規劃補貨或生產 |
| 4. 出貨 | 庫存 → 交貨單（Delivery Note） | - 點選「從訂單出貨」 - 自動扣減庫存 - 可掃描序號/批次 |
確保出貨正確，庫存即時更新 |
| 5. 開立發票 | 會計 → 銷售發票（Sales Invoice） | - 點選「從交貨單開票」 - 自動產生應收帳款 - 支援台灣統一發票格式（協會套件） |
加速開票流程，財務即時入帳 |
| 6. 收款 | 會計 → 收款（Payment Entry） | - 記錄銀行入帳 - 自動沖銷應收帳款 - 更新現金流 |
縮短收款週期，掌握真實現金狀況 |
🔁 流程閉環：
報價 → 訂單 → 出貨 → 開票 → 收款 → 財報自動更新
老闆隨時在儀表板看到「該客戶已全數收款」，無需追問業務或財務。
情境：生產部門發現「電池模組」庫存低 → 申請採購 → 供應商交貨 → 入庫 → 對帳付款
| 步驟 | 操作模組 | 系統自動動作 | 企業價值 |
|---|---|---|---|
| 1. 採購申請 | 採購 → 採購申請（Material Request） | - 填寫需求部門、品項、數量 - 可設定「安全庫存」自動觸發 |
需求透明化，避免口頭溝通遺漏 |
| 2. 轉採購單 | 採購 → 採購訂單（Purchase Order） | - 點選「轉為採購單」 - 系統記錄供應商、交期、價格 |
統一採購窗口，強化議價能力 |
| 3. 供應商交貨 | 庫存 → 採購收貨（Purchase Receipt） | - 點選「從採購單收貨」 - 自動增加庫存 - 可驗收品質並記錄 |
確保收貨與訂單一致，避免爭議 |
| 4. 開立帳單 | 會計 → 採購發票（Purchase Invoice） | - 點選「從收貨單開票」 - 自動產生應付帳款 |
財務即時掌握付款義務 |
| 5. 付款 | 會計 → 付款（Payment Entry） | - 記錄付款日期與方式 - 自動沖銷應付帳款 |
優化現金流規劃，避免逾期罰款 |
📦 庫存智慧管理：
- 多倉庫支援：總倉、門市倉、海外倉獨立管理
- 批次/序號追蹤：適用食品、電子、醫療等需追溯產業
- 盤點差異自動調整：確保帳實相符
ERPNext 的會計模組不是「獨立帳房」，而是所有業務交易的自動結果：
| 業務動作 | 會計自動分錄 | 財報影響 |
|---|---|---|
| 銷售出貨 | 借：應收帳款 貸：銷售收入 |
增加營收、資產 |
| 採購入庫 | 借：庫存資產 貸：應付帳款 |
增加資產、負債 |
| 支付租金 | 借：管理費用 貸：銀行存款 |
增加費用、減少現金 |
| 月底折舊 | 借：折舊費用 貸：累計折舊 |
自動計算，符合會計準則 |
📊 即時財務可視化（整合 Metabase）：
- 每日自動更新「損益表」、「現金流量表」
- 儀表板顯示：毛利率趨勢、應收/應付天數、庫存周轉率
- 異常自動警示：如「單月費用暴增 50%」
情境：接獲「客製伺服器」訂單 → 需組裝 → 觸發生產流程
⚙️ 製造管理價值：
- 精確計算生產成本（原料 + 人工 + 製造費用）
- 追蹤工序進度，避免交期延誤
- 設定耗損率，避免原料浪費
為降低導入門檻，協會提供以下流程優化支援：
| 需求 | 協會解決方案 |
|---|---|
| 台灣統一發票 | 預載發票格式、載具、稅籍編號欄位 |
| 營所稅申報輔助 | 自動歸集費用科目，產出申報底稿 |
| 多幣別交易 | 自動抓取央行匯率，精確計算損益 |
| 與 Metabase 整合 | 一鍵連接，自動生成「銷售達成率」、「庫存健康度」儀表板 |
| 行動外勤支援 | 官方 App 支援離線開單，回公司自動同步 |
[客戶]
↓（報價）
銷售模組 → 銷售訂單
↓（庫存檢查）
├─ 有庫存 → 庫存模組 → 交貨單 → 銷售發票 → 收款 → 財務閉環
└─ 無庫存 → 製造模組 → 生產工單 → 原料需求 → 採購模組
↓
採購訂單 → 採購收貨 → 採購發票 → 付款
💡 關鍵精神：
每一筆業務動作，都是下一筆會計分錄的起點；每一個模組，都是另一個模組的輸入來源。
協會提供 「ERPNext 流程體驗環境」，包含：
👉 [立即體驗] 👉 [下載流程操作手冊] 👉 [預約導入諮詢]