Baserow 的真正價值不在「功能多」，而在「流程通」。以下以一家 中小型企業 為例，說明三大核心業務如何透過 Baserow 實現「標準化、自動化、可追蹤」，打破部門牆、消除重複溝通、確保責任歸屬。
情境：客戶提出新功能需求 → 業務記錄 → 技術評估 → 開發排程 → 完成通知
| 步驟 | Baserow 操作 | 系統自動動作 | 企業價值 |
|---|---|---|---|
| 1. 需求提出 | 業務在「客戶需求表」新增記錄： - 客戶名稱 - 需求描述 - 優先權（高/中/低） |
- 系統自動填入提出者、提出時間 - 附件上傳需求文件 |
需求集中管理，避免遺漏 |
| 2. 自動分派 | 設定自動化規則： 「當優先權 = 高，指派給技術主管」 |
- 自動更新「負責人」欄位 - 寄送 Email 通知技術主管 |
減少人工分派，加速響應 |
| 3. 技術評估 | 技術主管更新狀態為「評估中」 填寫「預估工時」、「可行性」 |
- 系統自動記錄評估時間 - 可關聯「產品模組」表格 |
評估透明化，便於排程 |
| 4. 觸發工單 | 設定自動化規則： 「當狀態 = 已核准，建立 MantisBT 工單」 |
- 透過 Webhook 自動在 MantisBT 建立工單 - 同步需求標題、描述、客戶 |
需求無縫轉為開發任務 |
| 5. 完成通知 | MantisBT 工單關閉後，透過 API 回寫 Baserow | - 自動更新狀態為「已完成」 - 寄送通知給客戶與業務 |
閉環管理，提升客戶滿意度 |
🔁 流程閉環：
需求提出 → 自動分派 → 技術評估 → 觸發工單 → 完成通知 → 客戶滿意度追蹤
所有步驟皆有時間戳記與負責人，可稽核、可分析。
情境：行銷活動專案 → 任務分配 → 進度追蹤 → 交付驗收
| 步驟 | Baserow 操作 | 系統自動動作 | 企業價值 |
|---|---|---|---|
| 1. 專案建立 | 在「專案表」新增： - 專案名稱（Q3 產品發表會） - 起訖日期 - 負責人 |
- 系統自動產生專案編號 - 建立關聯「任務表」 |
專案結構化，避免混亂 |
| 2. 任務分解 | 在關聯「任務表」新增子任務： - 設計邀請卡 - 聯絡媒體 - 場地佈置 |
- 每個任務關聯至專案 - 設定截止日、負責人 |
責任明確，進度可視 |
| 3. 多視圖管理 | 切換至「看板視圖」： - 欄位：待處理 / 進行中 / 已完成 |
- 拖曳任務卡片更新狀態 - 自動記錄狀態變更時間 |
團隊協作直覺，無需額外工具 |
| 4. 甘特圖追蹤 | 切換至「甘特圖視圖」： - 顯示任務時程與依賴關係 |
- 自動計算專案總時程 - 過期任務標紅警示 |
主管掌握整體進度，及時介入 |
| 5. 附件整合 | 上傳設計稿、合約至任務附件 （整合 NextCloud） |
- 文件集中儲存於私有雲 - 版本控管，避免覆蓋 |
資料安全，符合合規 |
📅 協作價值：
行銷專員看「看板」、專案經理看「甘特圖」、老闆看「專案總覽」，同一份資料，多元視角。
情境：IT 設備管理 → 採購申請 → 配發使用 → 維護記錄 → 報廢處理
| 步驟 | Baserow 操作 | 系統自動動作 | 企業價值 |
|---|---|---|---|
| 1. 資產建立 | 在「資產表」新增： - 設備名稱（筆電 A 型） - 序號、採購日期、成本 |
- 關聯「供應商表」 - 自動計算折舊（公式欄位） |
資產帳實相符，符合會計準則 |
| 2. 配發使用 | 更新「使用人」欄位為員工姓名 選擇「狀態 = 使用中」 |
- 自動記錄配發日期 - 可關聯「員工表」 |
避免設備遺失，責任歸屬明確 |
| 3. 維護記錄 | 當設備故障，在「維護表」新增記錄： - 故障描述、維修廠商、費用 |
- 關聯至資產表 - 自動累計維修成本 |
掌握設備健康度，優化採購決策 |
| 4. 報廢處理 | 當設備達使用年限，更新狀態為「待報廢」 | - 自動觸發通知給財務 - 產生報廢清單 |
符合資產管理規範，簡化稽核 |
📦 管理價值：
IT 部門掌握設備狀態，財務部門掌握折舊與成本，跨部門資料一致。
為降低導入門檻，協會提供以下流程優化支援：
| 需求 | 協會解決方案 |
|---|---|
| 繁體中文介面 | 預載正體中文語系，含在地用語 |
| 台灣日期格式 | 自動設定 YYYY/MM/DD，符合本地習慣 |
| 與 ERPNext 整合 | 提供 API 同步客戶、產品資料腳本 |
| 與 MantisBT 串接 | 預寫 Webhook 範本，5 分鐘完成自動建單 |
| 行動支援 | 響應式設計，手機瀏覽器可直接操作 |
[客戶/員工]
↓（提出需求/任務/資產異動）
Baserow 表格 → 自動化規則
↓
├─ 通知負責人（Email / LINE）
├─ 更新關聯表格（如：專案 → 任務）
└─ 觸發外部系統
├─ MantisBT：建立工單
├─ ERPNext：同步客戶資料
└─ Wiki.js：嵌入表單收集反饋
💡 關鍵精神：
Baserow 是「需求入口」與「協作中樞」，自動化是「流程引擎」，整合是「價值放大器」。
協會提供 「Baserow 流程體驗環境」，包含：
👉 [立即體驗] 👉 [下載流程操作手冊] 👉 [預約導入諮詢]